Jak przygotować szablony dokumentów, żeby każdy pisał w tym samym standardzie

Po co w ogóle szablony? Główne problemy, które rozwiązują

Chaos dokumentowy i „każdy pisze po swojemu”

W wielu instytucjach pierwsze, co rzuca się w oczy po wejściu w dokumenty, to całkowity brak spójności. Jedno pismo ma logo po lewej, inne po prawej. Tu data na górze, tam na dole. W jednym piśmie zwrot „Szanowny Panie”, w drugim „Dotyczy:”, w trzecim samo „Pan Jan Kowalski”. Dla obywatela wygląda to tak, jakby pisma wychodziły z trzech różnych instytucji.

Szablony dokumentów wprowadzają jednolity układ i wygląd. Dzięki nim nagłówki, stopki, dane kontaktowe i podstawowe pola (data, znak sprawy, adresat) znajdują się w jednym miejscu i w tym samym formacie. Instytucja zaczyna mieć rozpoznawalną „twarz” – niezależnie od tego, czy dokument przygotował nowy referent, czy zastępca kierownika z 20-letnim stażem.

Bez szablonów pracownicy próbują kopiować stare dokumenty, „bo tam było dobrze”. To prosta droga do przejęcia cudzych błędów, starych danych, nieaktualnych podstaw prawnych czy dawnych pieczątek. Szablon jest punktem odniesienia: wiadomo, że jeśli coś jest w szablonie, to jest aktualne i zatwierdzone.

Marnowanie czasu na wymyślanie formy od zera

Większość dokumentów tworzonych w instytucji ma bardzo podobną budowę. Zmienna jest treść konkretnej sprawy, ale forma powtarza się: dane nagłówkowe, powołanie na podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie, podpis. Mimo to wiele osób za każdym razem:

• ustawia marginesy „na oko”,
• szuka starego pisma, żeby skopiować układ,
• zastanawia się, gdzie wpisać znak sprawy,
• kombinuje, jak powinien brzmieć wstęp.

Z punktu widzenia organizacji to czysta strata czasu. Szablon dokumentu eliminuje ten etap: forma jest już gotowa, pracownik wypełnia tylko pola merytoryczne. Zamiast 15 minut walki z formatowaniem, ma 2–3 minuty na wpisanie najważniejszej treści i sprawdzenie poprawności.

W skali miesiąca i całej instytucji różnica jest ogromna. Jeden pracownik zaoszczędzi kwadrans dziennie, pięciu pracowników – już ponad godzinę. Do tego dochodzi mniejsza liczba poprawek i odsyłania pism „do poprawki”, co zawsze wywołuje lekką frustrację po obu stronach.

Ryzyko błędów formalnych i niespójność z prawem

Przy dokumentach urzędowych, BIP czy pismach procesowych błąd formalny to nie tylko „brzydko wygląda”. To już może być:

• naruszenie terminów (brak prawidłowego pouczenia o prawie do odwołania),
• nieczytelna identyfikacja sprawy (brak znaku lub mylące oznaczenie),
• problemy dowodowe w razie kontroli (brak jasnej informacji, kto sporządził dokument),
• niezgodność z wymogami publikacji w BIP (np. brak daty ogłoszenia, brak podstawy prawnej).

Opracowane, przemyślane szablony pomagają te ryzyka ograniczać. Wzór decyzji administracyjnej ma zawsze miejsce na podstawę prawną, pouczenie, podpis osoby upoważnionej. Wzór ogłoszenia BIP zawiera obowiązkowe informacje (data publikacji, jednostka odpowiedzialna, podstawa udostępnienia informacji).

Szablon nie zastąpi znajomości prawa, ale jest ważnym zabezpieczeniem: wymusza uzupełnienie kluczowych pól i przypomina o elementach, o których łatwo zapomnieć pod presją czasu czy przy dużym obciążeniu pracą.

Lepsze delegowanie zadań i wdrażanie nowych osób

Szablony dokumentów ułatwiają podział pracy. Do prostszych pism można wyznaczyć pracowników o mniejszym doświadczeniu, bo spora część „roboty koncepcyjnej” jest już wykonana. Wiedzą, gdzie co wpisać, co jest obowiązkowe, a czego lepiej nie ruszać.

Przy wdrażaniu nowych pracowników szablony pełnią rolę cichego mentora. Zamiast godzinnych wykładów o tym, jak powinno wyglądać pismo, wystarczy pokazać:

• gdzie leżą szablony,
• jak je otwierać,
• które pola wypełniać,
• których elementów nie zmieniać bez uzgodnienia.

Nowa osoba szybciej zaczyna pracować samodzielnie, a bardziej doświadczeni pracownicy nie tracą czasu na poprawianie układu dokumentu – mogą skupić się na merytoryce. To także zmniejsza ryzyko „lokalnych zwyczajów” w poszczególnych działach, które potem trudno ujednolicić.

Jakie dokumenty ustandaryzować w pierwszej kolejności

Podział na dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne

Przy standaryzacji dokumentów dobrym pierwszym krokiem jest prosty podział na dwa koszyki:

• dokumenty zewnętrzne – kierowane do obywatela, firmy, innej instytucji, organu nadrzędnego;
• dokumenty wewnętrzne – krążące w ramach urzędu lub jednostki.

Do dokumentów zewnętrznych zaliczają się m.in. pisma urzędowe, decyzje, odpowiedzi na wnioski, zawiadomienia, umowy, ogłoszenia. One najsilniej wpływają na wizerunek instytucji i tutaj spójność jest absolutnie kluczowa. Każde takie pismo to kontakt z odbiorcą, który ocenia po nim profesjonalizm urzędu.

Dokumenty wewnętrzne to np. notatki służbowe, protokoły, zarządzenia kierownika, polecenia służbowe, wewnętrzne raporty. One rzadziej „wychodzą” na zewnątrz, ale bez ich uporządkowania trudno później utrzymać porządek w archiwum i odnaleźć istotne informacje przy zmianach kadrowych czy kontrolach.

Lista krytycznych dokumentów do ujednolicenia

Nie wszystko da się wystandaryzować od razu. Warto zacząć od dokumentów, które są najczęściej używane lub najbardziej ryzykowne. Typowa lista „krytycznych” dokumentów w instytucji publicznej obejmuje:

• pisma wychodzące do obywateli (odpowiedzi, zawiadomienia, wezwania),
• odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej,
• ogłoszenia publikowane w BIP (np. konkursy, przetargi, informacje o naborze),
• zarządzenia kierownika jednostki i regulaminy,
• protokoły z posiedzeń, komisji, kontroli,
• wzory umów najczęściej zawieranych przez jednostkę,
• uchwały (w przypadku jednostek, które je podejmują).

Dla każdej z tych kategorii warto zaprojektować co najmniej jeden szablon. Jeśli dokumenty w obrębie kategorii bardzo się różnią, można stworzyć kilka wariantów (np. osobno wzór umowy zlecenia, osobno wzór umowy o dzieło, osobno wzór umowy najmu).

Zasada 80/20 przy wyborze pierwszych szablonów

Dobrym podejściem jest zastosowanie zasady 80/20. Zamiast próbować od razu zrobić szablon dla każdego rodzaju dokumentu, lepiej zadać pytanie:

Które typy pism stanowią ok. 20% wszystkich rodzajów, ale odpowiadają za 80% pracy i ryzyka?

Często będą to:

• najczęściej wysyłane pisma do obywateli,
• najważniejsze decyzje administracyjne,
• ogłoszenia, które zawsze trafiają do BIP,
• uchwały i zarządzenia, które są potem wykorzystywane jako podstawa innych działań.

Wystandaryzowanie tej „górki lodowej” przynosi najszybszy zwrot: porządkuje większość codziennej pracy, zmniejsza liczbę błędów i ułatwia monitorowanie jakości dokumentów. Gdy to działa, można spokojnie schodzić do mniej krytycznych typów pism.

Szybki audyt dokumentów z ostatnich miesięcy

Zanim powstaną nowe szablony, przydaje się krótki, praktyczny audyt. Nie trzeba do tego konsultantów za kilka tysięcy – wystarczy zebrać reprezentatywną próbkę dokumentów z ostatnich miesięcy. Najlepiej:

• po 5–10 sztuk z każdego kluczowego rodzaju (np. 10 decyzji, 10 odpowiedzi na wnioski, 10 ogłoszeń BIP),
• z różnych działów lub wydziałów,
• od różnych autorów.

Następnie można je ułożyć obok siebie i zadać kilka prostych pytań:

• czy dane nagłówkowe wyglądają podobnie?
• czy układ treści (np. w decyzji) jest spójny?
• czy zwroty grzecznościowe są takie same?
• czy stopka zawiera te same informacje?
• czy wszędzie widać, kto sporządził dokument?

W praktyce szybko wychodzą na jaw powtarzalne elementy i rozbieżności. Te pierwsze warto przenieść do szablonu, drugie – ujednolicić. Taki audyt jest też okazją, by wyłapać stare podstawy prawne lub nieaktualne dane kontaktowe, które potem ciągną się latami w pismach.

Elementy wspólne każdego szablonu – co musi być zawsze

Identyfikacja instytucji w nagłówku

Każdy szablon dokumentu powinien zawierać stałe elementy identyfikacji instytucji. Chodzi o to, aby odbiorca od razu wiedział, z kim ma do czynienia, niezależnie od rodzaju pisma. W praktyce oznacza to:

• logo jednostki (opcjonalnie także herb, jeśli jest używany),
• pełną nazwę instytucji (bez skrótów typu „ZK” – obywatel często nie wie, co to znaczy),
• adres siedziby (ulica, kod pocztowy, miejscowość),
• podstawowe dane kontaktowe: telefon, e-mail, strona www, adres BIP,
• oznaczenie komórki organizacyjnej (wydział, dział, referat), jeśli dokument jest przygotowywany w konkretnej jednostce wewnętrznej.

Te informacje nie powinny być wpisywane ręcznie za każdym razem. Najlepiej osadzić je na stałe w nagłówku szablonu. Jeśli logo lub dane kontaktowe się zmieniają, aktualizuje się jeden plik szablonu, a nie tysiące gotowych dokumentów.

Jednolita stopka informacyjna

Stopka to dobre miejsce na elementy powtarzalne, które nie muszą od razu rzucać się w oczy, ale są ważne z punktu widzenia formalnego i informacyjnego. W szablonach dokumentów często umieszcza się tam:

• informację o administratorze danych osobowych (RODO),
• informację o sposobie kontaktu w sprawie przetwarzania danych,
• dane rejestrowe (np. NIP, REGON, KRS – jeśli dotyczą instytucji),
• godziny pracy urzędu,
• adres BIP i numer telefonu do sekretariatu.

Stopka powinna być jednolita we wszystkich szablonach. Dzięki temu zarówno pracownik, jak i interesant nie musi się zastanawiać, gdzie szukać informacji kontaktowych. Dobrą praktyką jest również zamieszczenie krótkiego odwołania do odpowiednich przepisów RODO albo odesłania do klauzuli informacyjnej zamieszczonej w BIP.

Standardowe pola: data, znak sprawy, adresat, sposób doręczenia

W typowym piśmie urzędowym nie może zabraknąć pól, które identyfikują sprawę i korespondencję. W szablonie warto przewidzieć stałe miejsce na:

• datę sporządzenia pisma,
• znak sprawy (powiązany z systemem kancelaryjnym lub EZD),
• adresata (imię, nazwisko/nazwa, adres do korespondencji),
• sposób doręczenia (poczta, ePUAP, odbiór osobisty, e-mail do wiadomości).

Dobrze zaprojektowany szablon sugeruje kolejność wypełniania i pomaga uniknąć „kreatywnych” modyfikacji. Można zastosować np. pola w nawiasach kwadratowych lub podpowiedzi tekstowe typu: [Wpisz znak sprawy zgodnie z JRWA]. Po przygotowaniu dokumentu pracownik usuwa komentarze i pozostawia tylko treść właściwą.

Logiczny układ treści pisma

Choć różne rodzaje pism mają odmienne wymagania, większość z nich można opisać w podobnym, czytelnym schemacie. W szablonach dobrze z góry rozplanować:

• wstęp – powołanie na pismo inicjujące, krótki opis sprawy,
• podstawę prawną – jeśli jest wymagana (np. w decyzjach administracyjnych),
• część zasadniczą – rozstrzygnięcie, stanowisko, odpowiedź,
• uzasadnienie – w razie potrzeby,
• pouczenie – informacje o przysługujących środkach odwoławczych lub dalszych krokach,
• zakończenie i podpis.

Miejsce na załączniki, powołania i dystrybucję

Im więcej osób dotyka jednego pisma, tym większe ryzyko, że ktoś „zgubi” załącznik albo zapomni dopisać, do kogo jeszcze ma trafić dokument. Szablon powinien to utrudniać tylko w jeden sposób – nie pozwalając pominąć kluczowych elementów.

W praktyce przydają się przede wszystkim trzy stałe sekcje:

• Załączniki – z miejscem na wypunktowanie dokumentów, które dołączamy, np. „1) kopia decyzji… 2) mapa sytuacyjna…”. Można dodać instrukcję typu: [Jeśli nie ma załączników, wpisz „brak”.]
• Otrzymują – lista adresatów do wiadomości (np. inne wydziały, jednostki, strony postępowania). To ułatwia później odtworzenie, kto formalnie został powiadomiony.
• Oznaczenie sporządzającego i akceptującego – imię, nazwisko i stanowisko osoby, która przygotowała dokument oraz osoby, która go podpisała lub zaakceptowała.

Dzięki temu nawet po kilku latach można z dokumentu wyczytać, kto go tworzył, dokładnie co wyszło z urzędu i do kogo trafiło. Przy kontrolach i wyjaśnieniach to często oszczędza godziny szukania „pamiętających” pracowników.

Miejsca edytowalne vs. „beton” – jak to od siebie oddzielić

Dobry szablon jasno pokazuje, co wolno zmieniać, a czego ruszać nie należy. W przeciwnym razie po roku od wdrożenia okazuje się, że każdy wydział ma już „swój wariant” wzoru.

Praktyczne podejście to rozdzielenie treści na:

• część stałą – nagłówki, formuły prawne, układ sekcji, stopka, pouczenia, elementy logotypowe,
• część zmienną – pola na dane indywidualne: imiona i nazwiska, numery spraw, daty, opis stanu faktycznego, konkretne rozstrzygnięcie.

W programach biurowych można to wesprzeć technicznie:

• zablokować formatowanie części dokumentu (np. sekcji z podstawą prawną i pouczeniem),
• użyć stylów akapitowych, których nikt nie nadpisuje ręcznie,
• włączyć ochronę dokumentu z możliwością edycji tylko wybranych pól.

Dla użytkownika prostym sygnałem są także wyróżnienia: pola do uzupełnienia można oznaczyć innym kolorem, nawiasami kwadratowymi albo kursywą. Ważne, aby na końcu procesu sporządzania pisma ten „kolorowy szkielet” zniknął i dokument wyglądał w pełni oficjalnie.

Standard języka i tonu: jak zadbać o spójny styl pisania

Odejście od urzędniczego żargonu – ale z głową

Szablony nie służą tylko do ustawienia marginesów. One uczą też, jakim językiem instytucja mówi do otoczenia. Jeśli w wzorach utrwalony jest styl „W odpowiedzi na pismo z dnia… uprzejmie zawiadamia się, co następuje”, to dokładnie tak będą pisać wszyscy nowi pracownicy.

Sprawdza się prosta zasada: pisz tak, żeby przeciętny adresat zrozumiał sprawę przy pierwszym czytaniu. To nie znaczy, że z decyzji robi się bloga, ale że:

• unika się zbędnych zapętleń („w związku z powyższym niniejszym informuję”),
• stawia się krótsze zdania zamiast jednego na pół strony,
• wyjaśnia się specjalistyczne pojęcia, jeśli muszą zostać użyte.

Dobrym kompromisem jest utrzymanie formalnej struktury i terminologii tam, gdzie wymaga tego prawo, ale w części opisowej i uzasadnienia używanie języka bardziej zbliżonego do potocznego. Wielu obywateli i tak zapamięta z pisma głównie odpowiedź na pytanie „co to dla mnie znaczy?”.

Słowniczek instytucji i lista zwrotów preferowanych

Żeby różne osoby pisały podobnie, przydaje się coś w rodzaju mini „księgi stylu” – choćby na dwóch stronach. Można ją osadzić w intranecie, a w szablonach dodać link w nagłówku lub na końcu dokumentu roboczego.

Taki słowniczek zwykle zawiera:

• jak nazywamy instytucję w różnych przypadkach (pełna nazwa, dopuszczalny skrót, forma w dopełniaczu – żeby nie było trzech wersji w jednym piśmie),
• jak nazywamy obywatela/klienta/wnioskodawcę – jedna, dwie preferowane formy zamiast „interesant / strona / petent / obywatel” na zmianę,
• listę zwrotów zalecanych („uprzejmie informuję”, „zwracam się z prośbą”, „w odpowiedzi na Pani/Pana pismo”) i tych, których chcemy unikać („petent”, „niezwłocznie po dokonaniu czynności następującej po…”).

Można też przygotować kilka krótkich przykładów „przed i po” – jak wygląda to samo zdanie w klasycznym urzędniczym stylu i w wersji uproszczonej. Taki materiał często szybciej zmienia praktykę niż długi regulamin.

Formy grzecznościowe i sposób zwracania się do adresata

Jedna z najczęstszych różnic między pismami z tego samego urzędu to sposób zwracania się do odbiorcy. W jednym wydziale „Szanowna Pani”, w drugim „Pani Anno”, w trzecim „Adresat”. Dobrze, jeśli szablony narzucają w tym zakresie jeden porządek.

Najczęściej stosuje się:

• klasyczną formę „Szanowna Pani / Szanowny Panie” w pismach indywidualnych,
• zwrot „Szanowni Państwo” w korespondencji kierowanej do wielu adresatów lub podmiotów,
• neutralne określenia typu „Wnioskodawca”, „Strona postępowania” w części prawnej decyzji, gdzie trzeba trzymać się terminologii ustawowej.

W szablonie nagłówka można przewidzieć konkretne miejsce na formułę powitalną wraz z podpowiedzią, np. [Szanowna Pani / Szanowny Panie + nazwisko, jeśli znane]. Dzięki temu nikt nie musi się zastanawiać, od czego zacząć.

Spójność odmian, dat i liczb – drobiazgi, które robią wrażenie

Na wizerunek instytucji mocno wpływają także szczegóły. W jednym piśmie „dn. 01.01.2024 r.”, w drugim „1 stycznia 2024 roku”, w trzecim „01-01-2024”. Obywatel przeżyje każdą wersję, ale w środku organizacji zaczyna panować chaos.

Warto ustawić w szablonach wspólne zasady:

• format daty – np. „1 stycznia 2024 r.” zarówno w treści, jak i w nagłówkach,
• zapisy liczb – np. kwoty zawsze z symbolem waluty po liczbie („100 zł”), numery decyzji bez zbędnych zer na początku,
• odmiana nazw instytucji i stanowisk – raz ustalona forma, konsekwentnie stosowana.

Te rzeczy można „zaszyć” w przykładowych fragmentach treści umieszczonych w szablonie. Pracownicy, kopiując i modyfikując ten wzorzec, automatycznie przejmą sposób zapisu.

Podział na język zewnętrzny i wewnętrzny

Nie wszystkie dokumenty muszą być pisane tak samo. W notatce służbowej do przełożonego można pozwolić sobie na większą skrótowość czy specjalistyczne słownictwo, pod warunkiem że obie strony je rozumieją. Ważne, aby jasno rozróżnić dwa światy:

• dokumenty zewnętrzne – pisane tak, by były zrozumiałe dla osoby spoza urzędu,
• dokumenty wewnętrzne – dopuszczające skróty i terminologię branżową, ale nadal czytelne dla pracownika, który przejmie zadania za rok.

To rozróżnienie można zaznaczyć już w samej nazwie szablonu („Decyzja – wzór dla obywatela”, „Notatka służbowa – wewnętrzna”) i w krótkiej instrukcji u góry dokumentu roboczego.

Struktura plików i technikalia: jak zbudować „dobry” szablon

Format plików: jeden standard na całą instytucję

Zanim powstanie pierwszy szablon, trzeba ustalić podstawowe: w jakim formacie pracujemy. Jeśli połowa zespołu używa innego pakietu biurowego, niż druga, a każdy tworzy swoje wzory „po cichu”, o spójności można zapomnieć.

Najczęściej stosuje się:

• format DOCX/ODT – jako roboczy, do edycji przez pracowników,
• format PDF – jako wyjściowy, do wysyłki w świat i archiwizacji.

Kluczowe jest, aby szablony bazowe były przygotowane w jednym formacie i jednym, wspólnym pakiecie biurowym. Unika się wtedy rozjazdów w marginesach, łamaniu się tabel czy przeskakujących logotypów. Jeśli instytucja pracuje na kilku narzędziach, można przygotować równoległe wersje szablonów, ale strukturę i treść warto utrzymać identyczną.

Style akapitowe zamiast „ręcznego malowania”

Największym sprzymierzeńcem spójności są style. Jeżeli pracownicy formatują wszystko ręcznie („tu zrobię pogrubienie, tu trochę większa czcionka, tu przesunę tabulatorem”), po miesiącu nie ma już dwóch takich samych pism.

W dobrze przygotowanym szablonie:

• każdy poziom nagłówka ma przypisany własny styl (np. „Nagłówek 1 – tytuł decyzji”, „Nagłówek 2 – podrozdziały w uzasadnieniu”),
• treść główna korzysta z jednego, wspólnego stylu akapitowego,
• listy punktowane i numerowane są oparte na stylach, a nie ręcznie wstawianych myślnikach.

Szkolenie zespołu z używania stylów zajmuje chwilę, ale potem zwraca się wielokrotnie. Wystarczy zmienić ustawienia stylu w szablonie, a wszystkie nowe dokumenty automatycznie korzystają z nowego formatu. Bez biegania po pokojach z pendrive’em.

Pola automatyczne i numeryzacja

W wielu dokumentach powtarzają się te same dane: data, numer strony, nazwa instytucji, czasem imię i nazwisko autora. Zamiast wpisywać to ręcznie, lepiej wykorzystać pola automatyczne.

Przykładowo w szablonie można umieścić:

• automatyczną datę utworzenia dokumentu (z możliwością ręcznej zmiany przy szczególnych przypadkach),
• numerację stron w formacie „strona X z Y”,
• pole z nazwą pliku w stopce – przydatne przy późniejszym wyszukiwaniu,
• pola dla znaku sprawy, które są potem importowane z systemu EZD (jeśli takie połączenie istnieje).

Dzięki temu zmniejsza się liczba drobnych pomyłek. Nikt nie musi pamiętać, aby przy kopiowaniu decyzji zmienić datę na każdej stronie albo od nowa numerować załączniki.

Jeden „magazyn szablonów” zamiast wersji po szufladach

Nawet najlepszy szablon przestaje być „standardem”, gdy każdy przechowuje go u siebie i po cichu modyfikuje. Potrzebne jest jedno oficjalne źródło wzorów.

W praktyce sprawdzają się m.in.:

• wspólny folder sieciowy z dostępem tylko do odczytu dla większości użytkowników,
• moduł „wzory pism” w systemie EZD,
• intranet z podstroną „Szablony dokumentów” i krótkimi opisami, do czego służy każdy wzór.

Ważne, aby:

• każdy szablon miał numer wersji i datę obowiązywania (np. w małej stopce technicznej niewidocznej na wydruku),
• zmiany były zatwierdzane przez osobę odpowiedzialną za standardy (np. sekretarza gminy, dyrektora generalnego),
• przy aktualizacji starych wersji plików nie kasować, lecz archiwizować, żeby w razie sporu było wiadomo, jak wyglądał wzór w danym okresie.

Wtedy, jeśli ktoś wyciągnie z szuflady „swój” szablon sprzed trzech lat, łatwo to wyłapać po numerze wersji.

Instrukcja obsługi szablonu w samym dokumencie

Wiele osób otwiera szablon raz na kilka miesięcy. Nic dziwnego, że nie pamięta wszystkich zasad korzystania z niego. Dlatego w górnej części dokumentu roboczego warto dodać krótką, techniczną instrukcję.

Może mieć formę kilku punktów w ramce, np.:

• [1. Uzupełnij pola zaznaczone na żółto. 2. Usuń niniejszą instrukcję przed wysyłką. 3. Nie zmieniaj układu nagłówka i stopki.]

Szablony połączone z systemami obiegu dokumentów

Coraz rzadziej dokument powstaje „od zera” na pulpicie pracownika. Zwykle jest częścią procesu w systemie EZD, ePUAP lub innym narzędziu do obiegu spraw. Dobrze zaprojektowany szablon musi się w ten proces wpinać, a nie żyć osobnym życiem.

Kilka elementów, o które warto zadbać przy integracji:

• pola powiązane z metadanymi sprawy – np. znak sprawy, dane strony, nazwa komórki organizacyjnej, które system podstawia automatycznie,
• jednoznaczne nazwy plików – np. „DECYZJA_wzór_2024_v2.1.docx”, aby łatwo podłączyć je do właściwych procedur w systemie,
• szablony przypięte do konkretnych typów spraw – pracownik nie musi zastanawiać się, który plik wybrać, bo system sam podpowiada właściwe wzory.

Jeżeli urząd korzysta z różnych systemów (np. osobno do zamówień publicznych, osobno do spraw obywatelskich), dobrze, żeby szablony miały wspólny „rdzeń” – ten sam nagłówek, stopkę, sposób numeracji, różni się tylko część merytoryczna.

Kontrola jakości: kto „pilnuje” szablonów

Szablony lubią się psuć. Ktoś „na szybko” doda dodatkową tabelkę, ktoś inny zmieni czcionkę w jednym akapicie, bo „tak ładniej wygląda”. Po kilku miesiącach wzór niewiele przypomina to, co zatwierdzono.

Żeby temu zapobiec, przydaje się prosty mechanizm nadzoru:

• opiekun merytoryczny – pilnuje treści, podstaw prawnych, aktualności,
• opiekun techniczny – pilnuje układu, stylów, zgodności z identyfikacją wizualną i wymaganiami systemu EZD,
• jasna ścieżka zgłaszania uwag – np. dedykowana skrzynka mailowa albo formularz w intranecie, gdzie każdy może zgłosić błąd lub propozycję zmiany.

W wielu instytucjach dobrze działa krótka, cykliczna „przeglądarka” raz na rok: opiekunowie sprawdzają, czy przepisy się nie zmieniły, a praktyka nie „odjechała” od wzoru. Taki higieniczny przegląd trwa kilka godzin, a oszczędza dziesiątki godzin nerwów później.

Projektowanie standardu pod BIP i dokumentację – wymagania formalne

Co wolno, a co trzeba – punkt wyjścia z przepisów

Nie każdy element szablonu jest „kwestią gustu”. Dla wielu dokumentów są jasno opisane wymagania w ustawach, rozporządzeniach lub wytycznych. W przypadku Biuletynu Informacji Publicznej dochodzą także wymogi dostępności cyfrowej oraz standardu stron BIP.

Przed projektowaniem wzorów przydaje się prosta ściąga:

• akty prawne regulujące treść dokumentu – np. Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy branżowe,
• rozporządzenia o wymogach dokumentów elektronicznych – m.in. sposób podpisywania, formaty, struktury,
• standard BIP i WCAG – czyli zasady budowy treści i dostępności dla osób z niepełnosprawnościami.

Dopiero na tym „fundamencie” można wprowadzać własne ułatwienia: uproszczony język, czytelniejszy układ, przykładowe akapity.

Szablony pod publikację w BIP

Dokument przeznaczony do BIP ma trochę inne życie niż decyzja wysyłana listem poleconym. Będzie czytany na telefonach, czytnikach ekranowych, kopiowany jako tekst. W szablonie trzeba to przewidzieć.

Kilka zasad, które mocno ułatwiają późniejszą publikację:

• klarowna hierarchia nagłówków – w edytorze tekstu nagłówki przypisane do poziomów (Nagłówek 1, 2, 3), co przekłada się na poprawną strukturę po eksporcie do HTML lub wklejeniu treści do BIP,
• unikanie „rysowania” układu za pomocą spacji i tabulatorów – wszystko, co nie jest tabelą, może się rozjechać w przeglądarce,
• konsekwentne oznaczanie list – prawdziwe listy punktowane/numerowane zamiast ręcznych myślników i cyfr,
• brak informacji ważnych „tylko w obrazkach” – istotne treści nie mogą być wyłącznie na grafice, bo potem w BIP stają się niewidoczne dla czytników ekranu.

Jeżeli dokumenty z szablonu są z automatu eksportowane do BIP (np. przez system EZD), tym bardziej trzeba pilnować formalnej poprawności: tytuł w odpowiednim miejscu, daty, oznaczenia komórek organizacyjnych, słowa kluczowe.

Dostępność cyfrowa w praktyce szablonów

Ustawy o dostępności cyfrowej nie są „miłym dodatkiem”, tylko realnym obowiązkiem. Zamiast uczyć każdego autora dokumentu pełnej listy wymogów WCAG, lepiej wbudować większość z nich w sam szablon.

Co można przygotować z góry:

• kontrast i wielkość czcionki – domyślnie dobrane tak, żeby tekst był czytelny po konwersji do PDF i wklejeniu do BIP,
• opisy alternatywne dla miejsc na grafiki – np. w komentarzu technicznym: [jeśli wstawiasz wykres, dodaj jego krótki opis tekstowy],
• domyślne style dla tabel – z wyróżnionym wierszem nagłówkowym, prostym podziałem komórek i minimalną liczbą scalonych pól,
• logiczna kolejność treści – najważniejsze informacje na początku, bez „kwiatków” typu główna treść w przypisie pod tabelą.

Dobrą praktyką jest też przetestowanie kilku przykładowych dokumentów z gotowego szablonu czytnikiem ekranu. Pięć minut takiego odsłuchu skuteczniej ustawia priorytety niż najdłuższa instrukcja.

Standaryzacja metadanych i nazewnictwa plików

Dokumenty przygotowane według jednego wzoru nie kończą życia na ekranie adresata. Trafiają do archiwum, repozytoriów, wyszukiwarek w systemach EZD. Żeby dało się je potem znaleźć, szablon powinien wymuszać spójność także na poziomie metadanych.

W praktyce przydają się:

• propozycje nazw plików w instrukcji szablonu, np. [ROK_MIESIĄC_DZIEŃ_typ_dokumentu_nazwisko_strony],
• przypomnienie o uzupełnieniu kluczowych metadanych – w instrukcji na górze dokumentu lub w osobnej ramce: [przed podpisaniem uzupełnij w EZD: typ dokumentu, rodzaj sprawy, hasło klasyfikacyjne],
• spójne słownictwo kategorii – np. wszędzie „wniosek o udostępnienie informacji publicznej”, a nie raz „wniosek o informację”, raz „zapytanie obywatela”.

Dzięki temu archiwista nie musi zgadywać, jak autor nazwał dokument rok temu, a wyszukiwarka w systemie ma z czym pracować.

Szablony dla zarządzeń, regulaminów i uchwał

Część dokumentów publikowanych w BIP ma charakter aktów wewnętrznych lub prawa miejscowego: uchwały, zarządzenia, regulaminy, procedury. Tu margines dowolności jest szczególnie mały, ale da się go dobrze wykorzystać.

Dobry szablon dla takich aktów zawiera:

• stały schemat tytułu – z oznaczeniem rodzaju aktu, organu, daty i przedmiotu,
• miejsca na podstawę prawną – w jednolitym formacie, z sugestią kolejności przepisów,
• struktury paragrafów – z gotowymi wzorcami typu „§ 1. [Przedmiot regulacji]”, „§ 2. [Zakres podmiotowy]”, które można modyfikować,
• wersję do BIP i do Dziennika Urzędowego, jeśli instytucja publikuje akty w obu miejscach (różnice bywają subtelne, ale istotne).

W takim szablonie można też przewidzieć techniczne elementy, które zwykle umykają: miejsce na informację o wejściu w życie, uchylanych przepisach, numerze porządkowym aktu w rejestrze zarządzeń.

Numeracja i oznaczenia zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt

Szablony mogą bardzo pomóc w pilnowaniu klasyfikacji dokumentów zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Zamiast liczyć na pamięć każdego pracownika, lepiej podsunąć podpowiedzi tam, gdzie dokument powstaje.

Sprawdza się np.:

• miejsce na symbol klasy z wykazu akt w nagłówku lub na pierwszej stronie (np. w rogu, drobną czcionką),
• mini-lista przykładowych haseł klasyfikacyjnych w instrukcji szablonu, gdy wiadomo, że dany typ dokumentu trafia zwykle do 2–3 klas,
• opis pola „znak sprawy” zgodny z regulaminem kancelaryjnym – z przykładowym formatem: [ABC.123.4.2024].

Dzięki temu nowa osoba w zespole nie musi od razu znać na pamięć całego wykazu akt. Wystarczy, że skorzysta z podpowiedzi w szablonie, a resztę doprecyzuje z opiekunem kancelarii.

Rozdzielenie wersji „do publikacji” i „do pracy wewnętrznej”

Ten sam typ dokumentu często występuje w dwóch wcieleniach: bogatej, roboczej wersji z komentarzami oraz „odchudzonej” wersji do BIP lub wysyłki do obywatela. Próba pogodzenia wszystkiego w jednym pliku kończy się zwykle bałaganem.

Bezpieczniej założyć od początku:

• wzór roboczy – z szerszą instrukcją, komentarzami technicznymi, miejscami na notatki do sprawy (które przed publikacją i tak są usuwane),
• wzór publikacyjny – w którym nie ma już komentarzy, a układ jest dopasowany do BIP, PDF lub druku.

Jeśli oba wzory są ze sobą spójne (te same nagłówki, układ treści, numeracja), pracownik bez trudu przeniesie treść z wersji roboczej do publikacyjnej. Zamiast ręcznie „czyścić” jeden, przeładowany wszystkimi możliwymi opcjami plik.

Szkolenie z korzystania ze standardu – minimum, bez którego się nie uda

Najlepszy, dopieszczony szablon polegnie, jeśli osoby go używające nie wiedzą, jak do niego podejść. Zamiast wielogodzinnych wykładów lepsze są krótkie, praktyczne sesje połączone z pokazem na żywym dokumencie.

Sprawdza się m.in.:

• 15–30 minutowe „miniszkolenia” w małych grupach, gdzie uczestnicy tworzą jeden dokument od zera na bazie szablonu,
• nagrania krótkich wideo (2–5 minut): jak zmienić treść nagłówka, jak dodać paragraf, jak zapisać PDF „z treścią dostępną”,
• „dyżur szablonowy” – osoba, do której można zadzwonić lub napisać, gdy nagłówek nagle się „rozsypał”, a numeracja pogubiła.

Po kilku takich rundach szablony przestają być „dodatkowym obowiązkiem”, a stają się po prostu najszybszą drogą do przygotowania pisma. A dokładnie o to chodzi.