Archiwum elektroniczne czy papierowe: co wybrać w instytucji publicznej?

Dlaczego wybór między archiwum elektronicznym a papierowym przestał być teoretyczny

Codzienność instytucji publicznej: więcej spraw, więcej kontroli, mniej czasu

Instytucje publiczne funkcjonują dziś w zupełnie innych realiach niż jeszcze kilkanaście lat temu. Liczba spraw rośnie, obywatele są coraz bardziej świadomi swoich praw, a wnioski o dostęp do informacji publicznej, skargi, odwołania i kontrole organów nadrzędnych pojawiają się częściej i są bardziej szczegółowe. To bezpośrednio uderza w sposób prowadzenia archiwum zakładowego – jeśli dokumentów przybywa, a sposób ich porządkowania się nie zmienia, rośnie chaos i ryzyko błędów.

Archiwum przestaje być jedynie „magazynem na stare papiery”, a staje się krytycznym elementem codziennej pracy: od szybkiego znalezienia teczki zależy, czy odpowiedź na pismo wyjdzie w terminie, czy kontroler dostanie komplet akt, czy da się udowodnić, kto i kiedy podjął daną decyzję. W takich warunkach wybór między archiwum elektronicznym a papierowym nie jest już abstrakcyjną dyskusją – przekłada się na realne ryzyko kar, skarg i wizerunku jednostki.

Dodatkowo, coraz więcej procesów przenosi się do kanałów elektronicznych: ePUAP, wnioski składane przez internet, poczta elektroniczna, systemy branżowe. Dokumenty napływają w formie cyfrowej, więc trzeba zdecydować, czy drukować je na potrzeby papierowego archiwum, czy budować spójny system EZD, w którym pozostaną wyłącznie elektroniczne.

Nacisk na cyfryzację kontra przyzwyczajenia i bariery techniczne

Polityka państwa jednoznacznie promuje cyfryzację: kolejne akty prawne, wytyczne i programy dofinansowania zachęcają do wdrażania systemów EZD w urzędach. Jednak w praktyce zderza się to z przyzwyczajeniami kadry, ograniczeniami budżetowymi i stanem infrastruktury IT. W wielu jednostkach wciąż funkcjonują komputery z przestarzałymi systemami, słabe łącza internetowe, brak wydzielonych administratorów czy bezpiecznych serwerowni.

Z drugiej strony, archiwum papierowe wydaje się „bezpieczniejsze”, bo znane. Teczka, segregator, spis zdawczo-odbiorczy – to narzędzia, które rozumie każdy pracownik z kilkuletnim stażem. Problem zaczyna się, gdy liczba teczek przekracza możliwości fizycznej kontroli. Wtedy każde wypożyczenie, przekazanie między wydziałami czy zmianę prowadzącego sprawę trzeba śledzić ręcznie, a to generuje straty czasu i ryzyko pomyłki. Cyfryzacja ma tu przewagę, ale tylko wtedy, gdy jest prawidłowo wdrożona i realnie używana przez wszystkich.

Wpływ decyzji archiwalnej na pracę urzędu

Wybór modelu archiwum – papierowego, elektronicznego czy hybrydowego – wpływa na elementarne procesy codziennej pracy. Zmienia się:

• czas potrzebny na wyszukanie akt konkretnej sprawy,
• sposób kontroli terminów załatwiania spraw,
• łatwość sporządzania zestawień i raportów,
• sposób udostępniania dokumentów innym jednostkom lub obywatelom,
• obciążenie archiwum zakładowego fizycznym ruchem teczek.

Archiwum elektroniczne w instytucji publicznej pozwala wyszukać sprawę po kilku kryteriach (sygnatura, symbol JRWA, data, prowadzący, słowo w tytule), co znacząco skraca obsługę kontroli czy wniosków o dostęp do informacji. Archiwum papierowe, nawet wzorowo prowadzone, wymaga sięgnięcia do spisu spraw, potem do właściwej teczki, a czasem także do kilku innych teczek powiązanych symbolami klasyfikacyjnymi. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset sprawach rocznie to możliwe, przy kilku tysiącach – staje się dużym wyzwaniem organizacyjnym.

Różne typy jednostek – różne punkty startowe

Mały urząd gminy, duża jednostka centralna i instytucja kultury rzadko mają te same potrzeby archiwalne. W gminie liczy się przede wszystkim prostota i możliwość szybkiego wdrożenia zmian przy ograniczonym budżecie. Duże ministerstwo czy urząd wojewódzki operuje na takiej liczbie spraw i komórek organizacyjnych, że bez zaawansowanego systemu EZD trudno w ogóle kontrolować obieg dokumentów. Instytucja kultury z kolei częściej pracuje z dokumentacją o dłuższych okresach przechowywania, często o charakterze unikatowym, gdzie kluczowe są kwestie trwałości i zabezpieczenia nośnika.

Decyzja o kierunku rozwoju archiwum nie może być więc kopiowaniem rozwiązań z sąsiedniej jednostki. Trzeba ocenić własną skalę spraw, poziom cyfryzacji, strukturę organizacyjną i realne zasoby kadrowe oraz techniczne. Jedna instytucja będzie gotowa na pełne archiwum elektroniczne w ciągu roku, inna powinna przez kilka lat rozwijać model hybrydowy, stopniowo zmniejszając udział dokumentacji papierowej.

Ramy prawne i organizacyjne – co naprawdę ogranicza wybór

Kluczowe akty prawne a swoboda decyzji

Każda instytucja publiczna działa w otoczeniu kilku grup przepisów: ogólnych (np. dotyczących narodowego zasobu archiwalnego), kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, JRWA, kategorie archiwalne), branżowych (ustawy regulujące działalność danego typu jednostki) oraz przepisów o ochronie danych i informacji niejawnych. Te ramy nie pozostawiają pełnej swobody, ale też nie narzucają jedynego modelu archiwum.

Praktycznie rzecz biorąc, przepisy określają:

• obowiązek prowadzenia dokumentacji w sposób umożliwiający jej identyfikację i odtworzenie przebiegu sprawy,
• konieczność stosowania przyjętego w jednostce systemu klasyfikacji (JRWA),
• okresy przechowywania poszczególnych kategorii archiwalnych,
• ogólne wymogi dotyczące ochrony dokumentacji i warunków przechowywania,
• standardy dla systemów teleinformatycznych, jeśli dokumentacja ma mieć wyłącznie postać elektroniczną.

Decyzja, czy dana jednostka opiera się w większym stopniu na archiwum papierowym, czy elektronicznym, musi mieścić się w tych ramach. Nie można zrezygnować z archiwum zakładowego, ale można zmienić jego charakter: przenosząc ciężar z papieru na EZD albo organizując model hybrydowy.

Instrukcja kancelaryjna, JRWA i instrukcja archiwalna jako „szkielet”

Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (JRWA) i instrukcja archiwalna stanowią trzy filary, które w praktyce „układają” sposób obiegu i archiwizacji dokumentacji. W nowoczesnych wersjach instrukcja kancelaryjna zawiera rozdziały poświęcone dokumentacji elektronicznej, opisuje system EZD, metryczki spraw w EZD, zakładanie, prowadzenie i zamykanie spraw w systemie.

JRWA z kolei nie zmienia się istotnie w zależności od nośnika – symbole klasyfikacyjne i kategorie archiwalne obowiązują zarówno dla akt papierowych, jak i elektronicznych. Zmienia się jedynie sposób przypisywania tych symboli i kontrolowania ich stosowania: w archiwum papierowym odbywa się to ręcznie, w EZD można wymusić wybór z listy i zablokować użycie nieaktualnych symboli.

Instrukcja archiwalna precyzuje zasady przekazywania akt do archiwum zakładowego, brakowania (niszczenia) dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. W przypadku dokumentacji elektronicznej musi również określać sposób tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa, formaty plików, procedury migracji danych oraz sposób sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych w postaci cyfrowej.

Minimalne wymagania dla archiwum papierowego

Archiwum papierowe ma stosunkowo proste, ale niezbędne wymagania organizacyjne. Potrzebne są:

• wydzielone pomieszczenia spełniające parametry dotyczące temperatury, wilgotności i bezpieczeństwa,
• system przechowywania (regały, pudła archiwalne, teczki),
• dokumentacja ewidencyjna: spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy teczek, rejestry wypożyczeń,
• pracownicy odpowiedzialni za przyjmowanie, porządkowanie i udostępnianie akt,
• procedury na wypadek zalania, pożaru, zniszczenia dokumentacji.

Przy niewielkiej skali działalności te wymagania są stosunkowo łatwe do spełnienia, ale z czasem pojawia się problem miejsca i rosnącej liczby teczek. Do tego dochodzi konieczność zabezpieczenia dokumentów szczególnie wrażliwych (np. dane osobowe, tajemnica skarbowa), co generuje dodatkowe wymagania dotyczące stref dostępu i zabezpieczeń fizycznych.

Minimalne wymagania dla archiwum elektronicznego i EZD

Archiwum elektroniczne oraz system EZD w urzędzie mają bardziej złożone wymagania techniczne i organizacyjne. Obejmują one m.in.:

• infrastrukturę serwerową lub bezpieczne środowisko chmurowe spełniające wymogi bezpieczeństwa informacji,
• system kopii bezpieczeństwa z jasno opisaną procedurą odtwarzania danych,
• aktualne oprogramowanie, w tym system operacyjny i mechanizmy aktualizacji zabezpieczeń,
• administratora systemu i osoby odpowiedzialne za nadawanie uprawnień użytkownikom,
• szkolenia użytkowników w zakresie obsługi systemu, metryczek spraw w EZD oraz zasad bezpieczeństwa,
• procedury na wypadek awarii, utraty dostępności systemu, ataków zewnętrznych.

Te wymagania oznaczają, że pełne przejście na archiwum elektroniczne nie jest tylko kwestią zmiany przyzwyczajeń – wymaga inwestycji w IT, wyznaczenia nowych ról w organizacji i zbudowania świadomości użytkowników, że system EZD nie jest „opcją”, lecz podstawowym narzędziem pracy.

Co można kształtować samodzielnie w jednostce

Choć przepisy wyznaczają szerokie ramy, w praktyce każda jednostka ma pewne pole manewru. Można decydować m.in. o:

• tempie przechodzenia na dokumentację elektroniczną: od pojedynczych wydziałów do całej jednostki,
• kolejności obejmowania poszczególnych rodzajów spraw systemem EZD,
• zakresie dokumentacji, która jeszcze przez pewien czas będzie prowadzona równolegle w postaci papierowej,
• szczegółowych rozwiązaniach organizacyjnych: obieg dokumentów między komórkami, sposoby dekretacji, poziomy akceptacji,
• wewnętrznych standardach nazewnictwa spraw, tytułów teczek, opisów w metryczkach.

Rozsądne wykorzystanie tej swobody pozwala uniknąć gwałtownej rewolucji, która najczęściej kończy się oporem pracowników i chaosem w dokumentacji. Dużo skuteczniejsze jest stopniowe przechodzenie z archiwum papierowego a elektronicznego do modelu hybrydowego, z jasnym planem docelowej struktury archiwum.

Archiwum papierowe – jak naprawdę działa w codziennej praktyce

Organizacja archiwum zakładowego opartego na teczkach

W archiwum papierowym podstawową jednostką jest teczka aktowa. Dla każdej klasy z JRWA tworzy się teczkę lub serię teczek, w których gromadzi się sprawy prowadzone w danym roku lub w określonym okresie. Prowadzący sprawę zakłada ją w spisie spraw, nadaje numer, wpisuje tytuł i inne podstawowe dane, a następnie kompletuje dokumenty w teczce.

Archiwum zakładowe opiera się na kilku podstawowych narzędziach:

• spisy spraw – ewidencja spraw w danej komórce organizacyjnej, zwykle powiązana z symbolem klasyfikacyjnym z JRWA,
• teczki aktowe – fizyczne zbiory dokumentów dotyczących konkretnych spraw lub grup spraw,
• spisy zdawczo-odbiorcze – dokumenty służące do przekazywania zamkniętych teczek do archiwum zakładowego,
• rejestry wypożyczeń – ewidencja tego, kto i na jak długo otrzymał konkretną teczkę.

W dobrze zorganizowanym archiwum papierowym każda teczka ma czytelny opis zawierający: nazwę jednostki, nazwę komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny, tytuł, daty skrajne, kategorię archiwalną i numer spisu zdawczo-odbiorczego. Ten opis jest odpowiednikiem metryczki sprawy w EZD – pozwala ustalić, co znajduje się wewnątrz teczki, bez konieczności jej natychmiastowego otwierania.

Zalety archiwum papierowego

Archiwum papierowe ma kilka istotnych atutów, które wciąż przemawiają do wielu kierowników jednostek i pracowników merytorycznych. Przede wszystkim jest intuicyjne. Nowy pracownik, nawet bez specjalistycznego przeszkolenia informatycznego, jest w stanie zrozumieć zasadę: sprawa ma numer, należy do teczki, teczka ma opis i leży na konkretnym regale.

Kolejny plus to niski próg wejścia technologicznego. Do funkcjonowania archiwum papierowego wystarczą podstawowe narzędzia biurowe: regały, teczki, segregatory, drukarka, papier. Nie są potrzebne zaawansowane systemy serwerowe, kopie bezpieczeństwa czy aktualizacje oprogramowania. W mniejszych jednostkach, gdzie budżet na IT jest ograniczony, taki model wydaje się przez to łatwiejszy do utrzymania.

Ograniczenia i problemy archiwum papierowego w praktyce

Przewidywalność papieru ma drugą stronę medalu: ograniczenia stają się coraz bardziej dotkliwe wraz ze wzrostem liczby spraw. Najbardziej odczuwalne są czas i koszt obsługi. Odnalezienie jednej teczki wymaga fizycznego dojścia do regału, przeszukania półek, czasem przejrzenia kilku pudeł. Przy kilkunastu wyszukaniach dziennie ten „spacer po archiwum” przekłada się na realne roboczogodziny.

Drugim problemem jest niejednoznaczny dostęp. Jedna teczka może fizycznie znajdować się tylko w jednym miejscu. Jeśli dokumenty są potrzebne jednocześnie w dwóch wydziałach, trzeba wykonywać kopie lub tymczasowe wypożyczenia. Pojawia się ryzyko powstawania równoległych wersji: oryginał w teczce, kserokopia na biurku, skan w prywatnym katalogu pracownika.

W praktyce mnożą się także trudności związane z:

• kontrolą kompletności akt – sprawdzenie, czy w teczce nie brakuje pisma, wymaga fizycznego przejrzenia każdej sprawy,
• raportowaniem – przygotowanie zestawień (np. liczby zakończonych spraw danej kategorii) odbywa się ręcznie na podstawie spisów,
• odtworzeniem historii sprawy – ustalenie kolejności wpływu, dekretacji i odpowiedzi bywa czasochłonne, jeśli część adnotacji wprowadzono ręcznie na marginesach pism.

Do tego dochodzi rosnące znaczenie dostępu zdalnego. W sytuacjach kryzysowych (np. praca zdalna, ograniczony dostęp do budynku) archiwum papierowe praktycznie „zamiera”, bo bez fizycznej obecności w urzędzie nie da się prowadzić części spraw w sposób pełny i udokumentowany.

Bezpieczeństwo i ryzyko w archiwum papierowym

Przy porównaniu z EZD często pada argument, że „papieru nie da się zhakować”. Jest w tym ziarno prawdy, ale z perspektywy bezpieczeństwa trzeba rozważyć inne typy ryzyka. Papierowa dokumentacja jest podatna na zniszczenie lub utratę wskutek zdarzeń losowych: pożar, zalanie, kradzież fizyczna, zniszczenie mechaniczne.

Przy dużym wolumenie akt wyjątkowo trudne jest również konsekwentne stosowanie zasady ograniczonego dostępu. W praktyce wygląda to tak, że:

• kilka osób ma klucz do magazynu archiwalnego lub szafy,
• rejestr wypożyczeń jest prowadzony, ale przy dużym obciążeniu zdarzają się braki wpisów,
• dokumenty z klauzulami „do użytku służbowego” są rozproszone w teczkach, które zawierają także zwykłą korespondencję.

Trudno wtedy ustalić, kto faktycznie miał wgląd w konkretne pismo i czy nie wykonano nieuprawnionych kopii. W systemie EZD rejestr udostępnień i wglądów może być automatyczny, w archiwum papierowym wymaga konsekwentnej dyscypliny, która w praktyce bywa trudna do utrzymania.

Dlaczego część jednostek nadal stawia na papier

Mimo opisanych wad wiele instytucji publicznych wciąż opiera się głównie na dokumentacji papierowej. Zwykle wynika to z kombinacji kilku czynników:

• brak zasobów IT – niewielkie urzędy gminne czy jednostki pomocnicze nie mają rozbudowanych działów informatyki,
• obawa przed zmianą – kadra przyzwyczajona do pracy z teczkami postrzega EZD jako „dodatkową biurokrację”,
• negatywne doświadczenia – wcześniejsze próby wdrożenia systemów informatycznych bywały nieudane lub kończyły się niedostosowaniem procedur,
• niska rotacja i stabilny zakres zadań – tam, gdzie liczba spraw jest przewidywalna, a pracownicy znają „na pamięć” swoje teczki, presja na zmianę jest mniejsza.

W takich warunkach archiwum papierowe może jeszcze przez pewien czas spełniać swoją rolę, ale każdy kolejny nowy wymóg – raportowania, dostępu zdalnego, e-doręczeń – będzie stopniowo odsłaniał jego ograniczenia.

Archiwum elektroniczne – co kryje się pod hasłem EZD

EZD jako system obiegu spraw, a nie „magazyn plików”

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) bywa mylone z prostym repozytorium plików, np. udostępnionym folderem sieciowym. Różnica jest zasadnicza: EZD to system prowadzenia spraw, w którym dokumenty są tylko jednym z elementów. Każda sprawa ma swoją metryczkę, numer, powiązaną korespondencję przychodzącą i wychodzącą, decyzje, notatki służbowe, a także ścieżkę akceptacji i dekretacji.

W dobrze skonfigurowanym systemie EZD użytkownik widzi nie pojedyncze pliki, lecz cały kontekst: kto założył sprawę, kiedy, komu ją zadekretowano, jakie pisma wpłynęły i jakie wyszły, jakie terminy obowiązują. To, co w archiwum papierowym wymagałoby wertowania teczki i ręcznych notatek, w EZD jest dostępne jednym kliknięciem.

Jak wygląda cykl życia sprawy w EZD

Cykl życia sprawy w EZD odzwierciedla standardy wynikające z instrukcji kancelaryjnej, ale przebiega w środowisku cyfrowym. W uproszczeniu można go rozbić na kilka etapów:

• Rejestracja wpływu – pismo papierowe jest skanowane i wprowadzane do systemu, pismo elektroniczne (np. z ePUAP) pojawia się w EZD automatycznie. Tworzy się kartę dokumentu, wiąże z nadawcą, kanałem wpływu, nadaje się znak sprawy lub przypisuje do już istniejącej sprawy.
• Dekretacja i akceptacje – kierownik komórki organizacyjnej otrzymuje dokument w swoim module „skrzynki” i dekretuje go do załatwienia konkretnemu pracownikowi. W EZD pozostaje ślad: kto i kiedy przekazał sprawę, z jaką dyspozycją.
• Załatwienie sprawy – pracownik przygotowuje projekt odpowiedzi, notatkę, decyzję. W systemie powstają kolejne dokumenty powiązane z metryczką sprawy. Akceptacje merytoryczne lub formalne odbywają się w EZD, często z użyciem podpisów elektronicznych.
• Wysyłka i archiwizacja – wysyłane pismo jest rejestrowane jako dokument wychodzący. Po zakończeniu wszystkich czynności sprawa zostaje zamknięta, a jej dokumentacja staje się częścią bieżącego archiwum elektronicznego, z przypisaną kategorią archiwalną i terminem przechowywania.

W odróżnieniu od archiwum papierowego każdy z tych etapów jest rejestrowany automatycznie. Pozwala to nie tylko odtworzyć przebieg sprawy, ale także analizować obciążenie pracowników, czas załatwiania poszczególnych typów spraw i wąskie gardła w procesie.

Najważniejsze funkcje EZD z perspektywy archiwum

Dla bieżącej pracy liczy się wygoda obsługi korespondencji, lecz z perspektywy archiwum kluczowe są inne funkcje systemu. Najbardziej przydatne są:

• automatyczne znakowanie spraw i dokumentów – minimalizuje ryzyko błędnego przypisania pisma do niewłaściwej teczki,
• wymuszanie wyboru symbolu z JRWA – użytkownik nie może pominąć klasyfikacji ani użyć nieistniejącego symbolu,
• centralna baza metadanych – opisy dokumentów i spraw (daty, kategorie, tytuły) są gromadzone w jednym miejscu,
• mechanizmy wyszukiwania pełnotekstowego – odnalezienie dokumentu po fragmencie treści czy nazwisku strony jest znacznie prostsze niż w archiwum papierowym,
• rejestr udostępnień – każda próba otwarcia dokumentu pozostawia ślad, co ułatwia kontrolę dostępu.

Te elementy powodują, że archiwum elektroniczne przestaje być „składnicą plików”, a staje się narzędziem zarządzania informacją o sprawach. Różnica jest podobna jak między przechowywaniem segregatorów w piwnicy a korzystaniem z dobrze zaprojektowanej bazy danych.

Zalety archiwum elektronicznego i EZD

Porównując z papierem, kilka przewag EZD powtarza się w praktycznie każdej jednostce, która przeszła na taki model. Najczęściej wskazywane są:

• szybki dostęp – możliwość odnalezienia sprawy w ciągu sekund, bez wychodzenia z pokoju,
• współdzielony wgląd – kilka osób może jednocześnie analizować ten sam dokument czy sprawę bez wykonywania dodatkowych kopii,
• pełna ścieżka audytu – łatwo ustalić, kto, kiedy i w jaki sposób modyfikował dokumentację,
• mniejsze ryzyko fizycznego zniszczenia – odpowiednio zabezpieczone kopie zapasowe chronią przed skutkami pożaru czy zalania,
• łatwość raportowania – zestawienia, które w archiwum papierowym okupione są wielogodzinną pracą, w EZD często generuje się w kilka minut.

Dodatkowo systemy EZD ułatwiają organizację pracy zdalnej i rozproszonej. Pracownik, mając dostęp do systemu przez bezpieczne łącze, może prowadzić sprawy, podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym czy kwalifikowanym i uczestniczyć w obiegu bez fizycznej obecności w budynku urzędu.

Wyzwania i koszty przejścia na EZD

Przewagi EZD nie oznaczają, że decyzja o przejściu na pełne archiwum elektroniczne jest prosta. Jednostki publiczne najczęściej mierzą się z trzema grupami wyzwań:

• techniczne – zakup lub wdrożenie systemu spełniającego wymogi rozporządzeń, zapewnienie serwerów, kopii bezpieczeństwa, integracji z innymi systemami (np. ePUAP, systemy dziedzinowe),
• organizacyjne – aktualizacja instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, zmiana nawyków pracowników, przebudowa obiegu spraw i uprawnień,
• kulturowe – pokonanie nieufności wobec „papieru w komputerze”, obawy przed utratą danych, przyzwyczajeń do podpisu odręcznego.

Przykładowo w średniej wielkości urzędzie miasta wdrożenie EZD może oznaczać nie tylko instalację oprogramowania, lecz także reorganizację pracy kancelarii ogólnej, zmianę sposobu obiegu korespondencji wewnętrznej oraz konieczność jednoczesnego prowadzenia części spraw w dotychczasowym systemie papierowym do ich naturalnego zakończenia.

Kiedy EZD nie rozwiąże wszystkich problemów

Na etapie planowania wdrożenia EZD pojawia się czasem przekonanie, że „system załatwi wszystko”. Elektronizacja nie rozwiązuje jednak kilku kluczowych kwestii:

• niewłaściwie opisane sprawy – jeśli użytkownicy wpisują nieprecyzyjne tytuły albo omijają pola opisu, wyszukiwanie będzie trudne, mimo zaawansowanego systemu,
• złe nawyki obiegu – jeśli sprawy nadal są nieformalnie „przekazywane” mailem lub ustnie, a dopiero potem odtwarzane w EZD, system będzie pełnił funkcję sprawozdawczą, a nie operacyjną,
• brak konsekwencji w klasyfikacji – nawet najlepszy mechanizm wyboru symbolu JRWA nie pomoże, gdy struktura wykazu akt jest nieaktualna lub źle dopasowana do rzeczywistych zadań.

EZD wzmacnia dobre praktyki, ale równie skutecznie „utrwala” złe, jeśli przed wdrożeniem nie uporządkuje się podstaw: aktualnego JRWA, jasnych zasad prowadzenia spraw i odpowiedzialności za opis metadanych.

Model hybrydowy – kiedy papier i elektronika muszą żyć obok siebie

Dlaczego model mieszany jest dziś najbardziej typowy

Większość instytucji publicznych znajduje się obecnie w stanie przejściowym: część dokumentacji jest prowadzona elektronicznie, część nadal w teczkach. Powody są różne: ograniczenia prawne (np. dokumentacja wymagająca oryginałów papierowych), uwarunkowania techniczne albo etapowe wdrożenie EZD.

Model hybrydowy nie oznacza chaosu, o ile jest świadomie zaprojektowany. Kluczowe jest rozstrzygnięcie na poziomie instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, które typy spraw i dokumentów są prowadzone wyłącznie elektronicznie, które wyłącznie papierowo, a które w modelu mieszanym. Bez takiej mapy łatwo o dublowanie pracy lub powstawanie „białych plam” w dokumentacji.

Typowe warianty modelu hybrydowego

W praktyce można zaobserwować kilka powtarzających się scenariuszy funkcjonowania archiwum mieszanego:

• EZD jako podstawowy system, papier jako nośnik pomocniczy – dokument „zasadniczy” powstaje i jest przechowywany w EZD, natomiast papierowe wydruki służą tylko do pracy bieżącej (np. do zabrania na naradę). Po wykorzystaniu trafiają do niszczarki, a nie do archiwum zakładowego.
• papier jako nośnik oryginalny, EZD jako repozytorium odwzorowań – w niektórych rodzajach spraw, np. wymagających podpisów wielu stron na jednym egzemplarzu, oryginał pozostaje w teczce papierowej, a w EZD przechowywany jest skan z odpowiednimi metadanymi.

Jak spiąć obieg papieru i EZD w jednej sprawie

Największe ryzyko w modelu mieszanym pojawia się tam, gdzie jedna sprawa występuje równocześnie na dwóch nośnikach. Jeśli brakuje jasnej zasady, co jest „egzemplarzem wiodącym”, dokumenty zaczynają „rozchodzić się” między segregatory i system.

Przydaje się kilka prostych reguł technicznych i kancelaryjnych:

• jeden znak sprawy niezależnie od nośnika – sprawa założona w EZD powinna mieć ten sam znak, który pojawia się na okładce teczki papierowej; nie tworzy się „równoległych” spraw tylko dlatego, że część dokumentów jest w wersji papierowej,
• oznaczanie papieru kodem z EZD – wydruki lub dokumenty napływające na papierze mogą być znakowane kodem kreskowym lub QR powiązanym ze sprawą, co ułatwia późniejsze skanowanie i przypinanie do właściwej metryczki,
• opis odwzorowań – przy skanowaniu dokumentów papierowych dobrze jest stosować jednolite nazewnictwo plików (np. data, rodzaj pisma, numer załącznika) i zawsze łączyć skan z kartą dokumentu w EZD, zamiast „luzem” odkładać do katalogu na serwerze,
• jasna informacja o oryginale – w opisie dokumentu w EZD przydaje się pole lub parafraza tytułu typu: „Oryginał papierowy w teczce sygn. …”, dzięki czemu użytkownik wie, gdzie szukać dokumentu z podpisami.

Na poziomie archiwum zakładowego warto prowadzić spis teczek hybrydowych, w których część dokumentacji znajduje się jedynie w EZD. W praktyce oznacza to, że w spisie teczek pojawia się informacja o istnieniu „komponentu elektronicznego” wraz z nazwą systemu i ewentualnym identyfikatorem sprawy.

Ryzyka modelu hybrydowego i jak je ograniczać

Model mieszany nie musi oznaczać bałaganu, ale odsłania kilka słabych punktów, które w systemie „czysto papierowym” lub „czysto elektronicznym” są mniej widoczne.

• podwójna praca – to samo pismo bywa rejestrowane w EZD i w repertorium papierowym, bo „tak było zawsze”; lekarstwem jest decyzja, który rejestr ma charakter podstawowy i rezygnacja ze zbędnych duplikatów,
• rozchodzenie się metadanych – na papierze tytuł teczki brzmi inaczej niż nazwa sprawy w EZD, co utrudnia wyszukiwanie; pomaga stosowanie jednego wzorca opisu (np. z instrukcji kancelaryjnej) dla obu nośników,
• brak kontroli nad wersjami – poprawki nanoszone ręcznie na wydruku nie są przenoszone do wersji elektronicznej; warto przyjąć zasadę, że jedyną obowiązującą wersją jest ta w EZD, a wydruk służy tylko do odczytu lub pracy roboczej,
• rozproszenie odpowiedzialności – pracownik uważa, że za papier odpowiada archiwista, a za EZD – informatyk; zadaniem kierownika komórki jest wskazanie, kto odpowiada za kompletną sprawę jako całość, niezależnie od nośnika.

Gdy te ryzyka są omówione i opisane w procedurach, model mieszany przestaje być źródłem ciągłych sporów, a staje się etapem przejściowym – kontrolowanym i przewidywalnym.

Planowanie przejścia z modelu hybrydowego do pełnego EZD

Nawet jeśli celem docelowym jest pełna elektronizacja, rozsądniej jest podejść do niej etapami. Dobrze zaplanowany „most” między papierem a EZD obejmuje kilka kroków.

• wytypowanie grup spraw „łatwych” do pełnej elektronizacji – najpierw migruje się te procesy, w których nie ma skomplikowanych załączników papierowych (np. proste wnioski, korespondencja ogólna),
• ustalenie daty granicznej – od wskazanego dnia nowe sprawy danego typu prowadzi się wyłącznie w EZD, a stare „wygasają” w papierze do czasu ich zakończenia,
• ograniczenie skanowania wstecznego – zamiast skanować całe wieloletnie zasoby, koncentruje się na bieżących sprawach i dokumentach często używanych; pełne odwzorowanie starych teczek zwykle kosztuje więcej, niż przynosi korzyści,
• monitorowanie obiegu – przez pierwsze miesiące po „przełączeniu” danej kategorii spraw warto śledzić, ile pism wciąż wpływa wyłącznie na papierze i jak są obsługiwane; te informacje pozwalają poprawiać procedury.

W wielu urzędach dobrze sprawdza się prosty kalendarz migracji: raz lub dwa razy w roku analizuje się, które grupy spraw można przenieść na EZD w całości, a które wymagają jeszcze utrzymania teczek papierowych.

Metryczka sprawy jako wspólny mianownik – papier vs elektronika

Czym jest metryczka sprawy w praktyce

Niezależnie od tego, czy dokumenty leżą w teczce, czy w systemie, centrum zarządzania informacją stanowi metryczka sprawy. To ona „spina” pojedyncze pisma, notatki, decyzje, załączniki oraz opisuje kontekst całej sprawy.

W tradycyjnym archiwum papierowym metryczkę można porównać do karty sprawy lub opisu teczki, zawierającej m.in.:

• znak sprawy i symbol klasy z JRWA,
• tytuł oddający sedno sprawy,
• daty rozpoczęcia i zakończenia,
• nazwę komórki prowadzącej i osobę odpowiedzialną,
• kategorię archiwalną i termin przechowywania.

W EZD te same informacje występują w postaci rekordu z metadanymi, ale mogą być znacznie bogatsze: obejmują listę powiązanych dokumentów, historię zmian, rejestr dekretacji czy informacje o udostępnieniach.

Metryczka w archiwum papierowym – ograniczenia i dobre praktyki

W modelu papierowym metryczka bywa traktowana po macoszemu – ogranicza się do nadrukowanego wzoru na okładce teczki. Gdy brakuje szczegółowego opisu, po kilku latach trudno ustalić, co naprawdę kryje się pod ogólnym tytułem „Korespondencja ogólna”.

Archiwum papierowe zyskuje na czytelności, gdy:

• tytuły spraw są konkretne – zamiast „Sprawy różne” lepiej „Wnioski o umieszczenie dziecka w przedszkolu – rok 2023”,
• na karcie sprawy odnotowuje się kluczowe zdarzenia – datę wpływu pierwszego pisma, datę decyzji końcowej, informację o odwołaniu,
• w teczce jest spis dokumentów – nawet skrócony (np. numer kolejny, data, rodzaj pisma) znacząco przyspiesza orientację przy kwerendach.

Im lepiej opisana metryczka papierowa, tym łatwiejsza ewentualna migracja do systemu elektronicznego. Dane z karty sprawy mogą zostać wprowadzone jako metadane w EZD bez domysłów i uzupełniania „na oko”.

Metryczka w EZD – co można opisać lepiej niż na papierze

System EZD pozwala dopisać do sprawy znacznie więcej informacji, niż mieści się na okładce teczki. Nie chodzi jednak o wypełnianie wszystkich możliwych pól, ale o spójny zestaw metadanych, który ma realną wartość dla archiwisty i użytkownika.

Największą przewagę nad papierem dają:

• powiązania między sprawami – możliwość oznaczania spraw pokrewnych (np. kontynuacje, odwołania, sprawy „lustrzane” w innej komórce),
• informacje o wersjach dokumentów – historia edycji, zatwierdzeń, wycofanych projektów, które na papierze często giną lub lądują w koszu,
• dodatkowe słowa kluczowe – tagi tematyczne wykraczające poza schemat JRWA, przydatne zwłaszcza w dużych zbiorach dokumentacji,
• automatyczne daty i identyfikatory – eliminują błędy przepisywania, skracają czas opisu i ułatwiają integrację z innymi systemami.

Różnica między „gołym” zeskanowaniem teczki a dobrze opisaną sprawą w EZD przypomina różnicę między pudłem dokumentów a katalogiem bibliotecznym: treść jest ta sama, ale sposób dotarcia do niej – nieporównywalnie wygodniejszy.

Metryczka jako narzędzie łączenia papieru i elektroniki

W modelu hybrydowym metryczka pełni dodatkową funkcję: mostu między nośnikami. Jeśli jest dobrze zaprojektowana, użytkownik nie musi zastanawiać się, czy dany dokument znajdzie w kartonie, czy w systemie – wystarczy, że trafi do właściwej sprawy.

W praktyce oznacza to kilka zasad:

• obowiązkowe oznaczenie lokalizacji nośnika – w opisie sprawy lub dokumentu powinno się wskazać, czy oryginał znajduje się w EZD, w teczce papierowej, w magazynie zewnętrznym, a może jest to tylko kopia,
• wspólny schemat tytułów – tytuł sprawy w EZD i opis teczki papierowej powinny być identyczne lub różnić się tylko skrótami; unika się w ten sposób rozszczepienia jednej sprawy na „dwie nazwy”,
• zapis informacji o konwersji – jeśli papierowa teczka została w całości zeskanowana i od tego momentu jako wiodący uznano zasób elektroniczny, warto odnotować to w metryczce (z datą i osobą odpowiedzialną za decyzję).

Dzięki temu archiwista, przeglądając jedynie metryczki, jest w stanie zorientować się, jaki procent dokumentacji danej kategorii ma już pełne odwzorowanie elektroniczne, a w których obszarach dominują jeszcze oryginały papierowe.

Błędy w opisie metryczek i ich skutki dla archiwum

W dojrzałych systemach EZD głównym problemem nie są już braki funkcjonalne, lecz jakość wprowadzanych opisów. Nawet najlepiej zaprojektowana metryczka staje się bezużyteczna, gdy pola są wypełniane byle jak.

W praktyce spotyka się kilka powtarzających się błędów:

• zbyt ogólne tytuły – „Pismo”, „Wniosek”, „Odpowiedź na pismo” – po kilku miesiącach czy latach takie opisy nie pomagają nikomu; dużo lepiej działa krótka, ale konkretna fraza, np. „Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu – Jan Kowalski”,
• pomijanie słów kluczowych – użytkownicy polegają wyłącznie na polu „tytuł” i nie korzystają z pola „słowa kluczowe”, tracąc możliwość wyszukiwania tematycznego,
• niekonsekwentne stosowanie JRWA – ta sama kategoria spraw prowadzona pod trzema różnymi symbolami, bo pracownicy wybierają „na wyczucie”; skutkiem jest rozproszenie dokumentacji i problemy z kwalifikacją archiwalną,
• brak aktualizacji po zmianach w sprawie – metryczka pozostaje w stanie z dnia założenia, choć zakres sprawy istotnie się zmienił (np. doszło postępowanie odwoławcze lub zmiana strony).

Te błędy uderzają później nie tylko w archiwistów, ale i w samych referentów, którzy po kilku latach nie są w stanie odnaleźć spraw, które prowadzili. Poprawianie opisów wstecznie jest zawsze bardziej czasochłonne niż ich rzetelne wprowadzenie na bieżąco.

Standardy metadanych – szansa na porównywalność między urzędami

Elektroniczna metryczka sprawy ma jeszcze jeden atut, którego brakuje w papierze: może być oparta na wspólnych standardach metadanych. Gdy kilka instytucji stosuje podobny zestaw pól i słowników, staje się możliwe analizowanie dokumentacji ponad granicami pojedynczego urzędu.

Przykładowo:

• identyczne pola „rodzaj sprawy”, „podstawa prawna”, „kategoria archiwalna” umożliwiają porównywanie, jak długo trwa załatwienie tego samego typu sprawy w różnych jednostkach,
• ujednolicone kody komórek organizacyjnych pozwalają śledzić w czasie, które obszary działania generują najwięcej dokumentacji wymagającej długotrwałego przechowywania,
• spójne słowniki nazw zadań publicznych ułatwiają późniejsze przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Na papierze taką porównywalność można osiągnąć jedynie częściowo, przez stosowanie podobnych wzorów teczek i spisów. W EZD, przy rozsądnym wykorzystaniu standardów metadanych, staje się ona dużo bardziej realna i mniej zależna od indywidualnych nawyków poszczególnych pracowników.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co jest lepsze w urzędzie: archiwum elektroniczne czy papierowe?

W małych jednostkach z niewielką liczbą spraw archiwum papierowe nadal może się sprawdzać, o ile dokumenty są konsekwentnie porządkowane według JRWA, a archiwum ma realną kontrolę nad obiegiem teczek. Przy kilku tysiącach spraw rocznie rośnie ryzyko zagubień, opóźnień i błędów – samo dokładanie kolejnych regałów nie rozwiązuje problemu.

Archiwum elektroniczne (EZD) daje przewagę przy dużej skali: szybkie wyszukiwanie po wielu kryteriach, kontrolę terminów i łatwiejsze przygotowanie materiałów na kontrole czy wnioski o informację publiczną. W praktyce wiele jednostek wybiera model hybrydowy: nowe sprawy prowadzi w EZD, a starsze roczniki domyka w wersji papierowej.

Kiedy w instytucji publicznej opłaca się przejść na pełne EZD?

Pełne EZD opłaca się tam, gdzie liczba spraw i komórek organizacyjnych jest na tyle duża, że ręczne śledzenie obiegu dokumentów staje się niewykonalne. Typowy przykład to urząd wojewódzki, ministerstwo albo duża jednostka z rozproszonymi lokalizacjami. Im więcej kontroli, wniosków o informację publiczną i skarg, tym wyraźniejsza korzyść z szybkiego wyszukiwania i raportowania w systemie.

Warunkiem jest jednak odpowiednia infrastruktura IT (serwery, kopie bezpieczeństwa, stabilne łącza), jasno opisana instrukcja kancelaryjna i archiwalna dla dokumentacji elektronicznej oraz gotowość pracowników do zmiany sposobu pracy. Bez tych elementów system EZD stanie się tylko „dodatkowym obowiązkiem”, a nie realnym wsparciem.

Czy prawo wymaga od urzędu wyłącznie archiwum elektronicznego?

Przepisy nie narzucają jednego modelu archiwum. Wymagają natomiast, aby dokumentacja była prowadzona w sposób umożliwiający identyfikację sprawy, odtworzenie przebiegu postępowania, stosowanie JRWA oraz dotrzymanie okresów przechowywania i zasad ochrony danych. Te same zasady dotyczą akt papierowych i elektronicznych.

Jeśli urząd chce prowadzić dokumentację tylko w postaci elektronicznej, system teleinformatyczny musi spełniać określone standardy (m.in. bezpieczeństwo, integralność, możliwość sporządzania spisów, kopii, migracji danych). W wielu jednostkach realnym rozwiązaniem jest etapowy model hybrydowy, a nie gwałtowne odcięcie od papieru.

Na czym polega model hybrydowy archiwum (papier + EZD)?

Model hybrydowy łączy archiwum papierowe i elektroniczne. Część dokumentacji – najczęściej starsze roczniki i sprawy rozpoczęte przed wdrożeniem EZD – pozostaje w teczkach papierowych. Nowe sprawy prowadzone są od początku w systemie elektronicznym, a w papierze drukuje się tylko to, co jest wymagane przepisami branżowymi lub dla potrzeb obiegu zewnętrznego.

Kluczowe jest to, by niezależnie od nośnika obowiązywał jeden JRWA i spójne zasady opisywania spraw. Przykład: sprawa z tego samego symbolu klasyfikacyjnego ma taką samą sygnaturę akt zarówno w teczce papierowej, jak i w systemie EZD, co pozwala szybko powiązać obie części dokumentacji.

Jakie są główne plusy i minusy archiwum papierowego w urzędzie?

Archiwum papierowe jest intuicyjne dla większości pracowników, nie wymaga zaawansowanej infrastruktury IT i jest stosunkowo łatwe do zorganizowania przy małej skali działalności. Fizyczna teczka daje poczucie „namacalnego” dowodu i dla wielu osób jest prostsza w obsłudze niż interfejs systemu.

Wadą jest jednak rosnąca uciążliwość przy większej liczbie spraw: konieczność ręcznego prowadzenia spisów, kontroli wypożyczeń, pilnowania kompletności teczek oraz zapewnienia coraz większej powierzchni magazynowej. Każda zmiana prowadzącego, przekazanie między wydziałami czy przygotowanie akt do kontroli wymaga fizycznej pracy z dokumentami, co pochłania czas i zwiększa ryzyko pomyłek.

Jakie minimalne wymagania musi spełniać archiwum papierowe w instytucji publicznej?

Podstawą są odpowiednie warunki przechowywania: wydzielone pomieszczenia z kontrolowaną temperaturą i wilgotnością, zabezpieczone przed włamaniem, zalaniem i pożarem. Do tego dochodzi wyposażenie – regały, pudła archiwalne, teczki – oraz uporządkowana dokumentacja ewidencyjna (spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy teczek, rejestry wypożyczeń).

Drugim filarem są procedury: kto odpowiada za przyjmowanie i porządkowanie akt, jak przebiega udostępnianie teczek wydziałom, w jaki sposób dokumentuje się brakowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, jak reaguje się w razie zniszczenia lub zaginięcia dokumentacji. Bez tego nawet dobre warunki lokalowe nie zapewnią realnego ładu.

Jak dobrać model archiwum do rodzaju jednostki (gmina, urząd centralny, instytucja kultury)?

W małej gminie kluczowe są prostota i koszty: sprawdzi się dobrze zorganizowane archiwum papierowe albo lekkie EZD z podstawowymi funkcjami, które nie wymaga rozbudowanej serwerowni. W dużych urzędach centralnych i wojewódzkich skala i złożoność obiegu dokumentów praktycznie wymuszają rozbudowany system EZD z rozróżnieniem ról, workflow i raportowaniem.

Instytucje kultury często przechowują dokumentację o bardzo długich okresach przechowywania lub charakterze unikatowym. Tu szczególny nacisk kładzie się na trwałość nośnika i zabezpieczenia: zarówno w postaci papierowej (warunki magazynowe), jak i elektronicznej (kopie bezpieczeństwa, formaty archiwalne, procedury migracji). Model hybrydowy bywa w takich jednostkach rozwiązaniem najbardziej elastycznym.