Klasyfikacja akt w projektach kulturalnych: jak nie mieszać finansów i programu

Dlaczego w projektach kulturalnych wszystko miesza się w jedną teczkę

Codzienność projektów kulturalnych: papiery od sasa do lasa

Projekty kulturalne mają jedną cechę wspólną: generują zaskakująco dużo papieru. Umowy z artystami, oświadczenia RODO, faktury za scenę, korespondencja z grantodawcą, wydruki e-maili z partnerami, listy obecności, notatki z prób, bilety parkingowe, kosztorysy, protokoły odbioru, raporty, aneksy… Wszystko to często ląduje w jednym miejscu: teczka z napisem „Projekt X” albo folder „Projekt_X_final_FINAL”.

Efekt jest dość przewidywalny: gdy trzeba coś znaleźć, dokumenty programowe mieszają się z fakturami, umowy z artystami leżą obok list obecności, a raport finansowy jest wciśnięty między plakaty i próbny layout katalogu. Koordynator projektu „jakoś sobie radzi”, dopóki nie przyjdzie kontrola albo nie trzeba przekazać projektu nowej osobie.

„Jednoteczki” i „final final” – skąd bierze się chaos

Najbardziej klasyczny scenariusz to jedna teczka na wszystko. W wersji analogowej – gruby segregator z przekładkami (albo bez). W wersji cyfrowej – jeden wielki folder na dysku z dziesiątkami podfolderów, z których każdy nazywa się trochę inaczej:

• „Program” / „Program nowy” / „Program ostateczny” / „Program aktualny”
• „Budżet” / „Budżet poprawiony” / „Budżet_OSTATECZNY”
• „Faktury” / „Do rozliczenia” / „Finanse” / „Rachunki”

Do tego dochodzi ulubiona praktyka: plik „Projekt_X_finansy_final” i zaraz obok „Projekt_X_finansy_final2” oraz „Projekt_X_finansy_final_poprawka”. W takiej konfiguracji nikt już nie ma pewności, która wersja dokumentu jest ostateczna, a która była roboczą przymiarką.

Mieszanie finansów z programem – konsekwencje w praktyce

W momencie kontroli lub rozliczania dotacji chaos staje się namacalny. Gdy grantodawca prosi o:

• listę działań zrealizowanych w danym miesiącu,
• zestawienie kosztów przypisanych do konkretnych wydarzeń,
• dokumenty potwierdzające frekwencję,

koordynator musi jednocześnie przeszukiwać dokumenty programowe i finansowe. Jeśli wszystko jest razem, znalezienie właściwego kompletu dokumentów bywa jak zabawa w „memory” – tylko dużo mniej przyjemna.

Mieszanie akt programowych z aktami finansowymi generuje konkretne problemy:

• błędy w rozliczeniach – dokumenty kosztowe przypisane do niewłaściwego działania, mylenie kategorii budżetowych, brak powiązania kosztu z konkretną częścią programu,
• wydłużony czas przygotowania sprawozdań – trzeba „łowić” dokumenty po całym segregatorze/folderze, bo nie ma jasnego systemu,
• problemy kadrowe – nowa osoba nie wie, gdzie czego szukać, więc traci godziny na rozgryzanie stylu poprzednika, zamiast zająć się merytoryką,
• stres przy kontroli – gdy kontrolujący pyta o konkretny dokument, trzeba najpierw przypomnieć sobie, jak właściwie go nazwano i gdzie wylądował.

Różne perspektywy: każdy czegoś innego szuka

Kluczowy problem polega na tym, że różne działy patrzą na projekt inaczej:

• koordynator szuka głównie harmonogramów, listy wykonawców, umów, logistyki, zmian w programie,
• dział merytoryczny potrzebuje koncepcji, scenariuszy, opisów działań, materiałów ewaluacyjnych,
• księgowość interesują przede wszystkim faktury, rachunki, umowy, listy płac, noty księgowe – najlepiej z jasnym opisem i zatwierdzeniem,
• dyrekcja oczekuje syntetycznych raportów, głównych wskaźników, zestawienia wydatków do decyzji strategicznych.

Gdy wszystko jest w jednym miejscu, każda z tych osób musi przesiać dużą ilość „cudzego” materiału, aby dotrzeć do tego, czego sama faktycznie potrzebuje. Zamiast jednego przejrzystego systemu powstaje nieformalna wiedza „gdzie co zwykle bywa wkładane”, która znika z odejściem konkretnego pracownika.

Podstawy klasyfikacji akt w instytucji kultury

Po ludzku o aktach, teczkach i sprawach

Żeby panować nad dokumentami projektu, trzeba ustalić kilka prostych pojęć:

• Sprawa – konkretne, zamknięte zagadnienie wymagające podjęcia działań i wygenerowania dokumentów. Przykład: „Zawarcie umowy z artystą X na koncert w ramach projektu Y”.
• Akta sprawy – wszystkie dokumenty związane z daną sprawą, od pierwszego maila z ustaleniem warunków, po podpisaną umowę i protokół odbioru.
• Teczka – fizyczny lub elektroniczny „pojemnik”, w którym gromadzi się akta spraw. Może być tematyczna (np. „Projekt Z – akta programowe”), finansowa („Projekt Z – akta finansowe”) albo mieszana, ale z wyraźnym podziałem wewnątrz.

W kontekście projektów kulturalnych jedną sprawą może być np. zatrudnienie konkretnego artysty, zakup usług nagłośnieniowych, przygotowanie katalogu wystawy lub rozliczenie danego etapu projektu. Teczka projektowa zawiera w sobie wiele takich spraw.

Instrukcja kancelaryjna i JRWA w kulturze

W instytucjach kultury prowadzonych przez samorządy często funkcjonują instrukcje kancelaryjne i JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt). To formalne zasady, jak klasyfikować i przechowywać dokumenty. Choć brzmią urzędowo i nudno, w projektach kulturalnych potrafią być zaskakująco pomocne, bo:

• pokazują, jak nazywać teczki i jakim symbolem oznaczać różne typy spraw,
• określają, jak długo przechowywać dane dokumenty (np. dokumentacja finansowa dłużej niż robocze materiały programowe),
• umożliwiają spójność w całej instytucji – projekty prowadzone przez różne działy są poukładane według podobnych zasad.

Jeśli w instytucji nie ma formalnego JRWA (np. w małej fundacji), warto stworzyć mini-wykaz akt na własny użytek: prostą tabelkę określającą rodzaje dokumentów i miejsca ich przechowywania.

Dokumenty projektu a dokumenty instytucji „dookoła” projektu

Częsta pułapka polega na wrzucaniu do „teczki projektowej” wszystkiego, co ma choć cień związku z projektem. Tymczasem sensowniej jest rozdzielić:

• dokumenty projektu – bezpośrednio związane z realizacją, rozliczeniem i ewaluacją konkretnego projektu (umowy w ramach projektu, faktury, harmonogramy, raporty, listy obecności),
• dokumenty instytucji, które jedynie wpływają na projekt – np. umowa o pracę koordynatora, wewnętrzne zarządzenia dyrektora, regulaminy, ogólne procedury zakupowe.

Te drugie powinny mieć swoje miejsce w ogólnych teczkach kadrowych lub organizacyjnych, a w dokumentacji projektu może się pojawić co najwyżej odniesienie do nich (np. numer zarządzenia, link do folderu, znak sprawy).

Wspólne zasady dla całej organizacji

Nawet w bardzo małej fundacji czy domu kultury dobrym nawykiem jest ustalenie kilku prostych, wspólnych reguł:

• każdy projekt ma minimum dwie teczki: akta programowe i akta finansowe,
• umowy przechowuje się w jednym stałym miejscu (np. „Umowy cywilnoprawne – projekty”), a w teczkach projektowych trzyma się kopie lub spisy,
• dokumenty elektroniczne odzwierciedlają strukturę papierową – te same nazwy teczek i podobny układ,
• określony jest minimalny zakres dokumentów, które zawsze muszą być w dokumentacji programu i finansów.

Spójność w skali całej organizacji powoduje, że nowy koordynator, który przechodzi z jednego projektu do innego, nie musi za każdym razem uczyć się innego systemu. Zaczyna działać coś, co można by nazwać „pamięcią instytucjonalną”, a nie „pamięcią Kasi z działu promocji”.

Podział na akta programowe i finansowe – logika, nie fanaberia

Co wchodzi w zakres akt programowych

Akta programowe projektu to wszystko, co opisuje co i jak zostało zrealizowane. Można to potraktować jak „mózg i serce” projektu – wszystko, co merytoryczne, koncepcyjne, organizacyjne:

• koncepcje projektu, opisy działań, scenariusze warsztatów, programy wydarzeń,
• harmonogramy, timeline’y działań, plany prób, ustalenia z partnerami,
• korespondencja z grantodawcą dot. programu (zmiany w harmonogramie, modyfikacje koncepcji),
• zatwierdzone programy wydarzeń, listy artystów, selekcje, składy komisji,
• dokumenty ewaluacyjne: ankiety, raporty merytoryczne, notatki z podsumowań,
• raporty merytoryczne do grantodawców, protokoły po zakończeniu projektu.

Te dokumenty są kluczowe, gdy trzeba odpowiedzieć na pytanie: „Czy projekt został zrealizowany tak, jak deklarowano we wniosku?”. Jeśli kiedykolwiek ktoś zapyta: „Co dokładnie się działo w tym projekcie?”, to właśnie akta programowe będą źródłem odpowiedzi.

Co wchodzi w zakres akt finansowych

Akta finansowe projektu dotyczą pieniędzy: ich planowania, wydawania i rozliczania. W praktyce są to:

• budżet projektu i wszystkie jego kolejne wersje (z wyraźnym zaznaczeniem, która jest obowiązująca),
• kosztorysy szczegółowe, arkusze zestawiające wydatki według kategorii,
• faktury, rachunki, paragony, noty księgowe, KP/KW,
• umowy z wykonawcami (lub przynajmniej ich kopie), listy płac, listy obecności personelu opłacanego z projektu,
• zestawienia wydatków do sprawozdań, tabele rozliczeniowe, oświadczenia o wkładzie własnym,
• korespondencja z grantodawcą dotycząca zmian w budżecie, przesunięć między paragrafami, korekt finansowych.

Akta finansowe odpowiadają na pytanie: „Czy pieniądze zostały wydane zgodnie z zasadami i budżetem?”. Dla księgowości i kontrolujących to główne źródło danych.

Dlaczego program „rozmawia” z finansami, ale nie powinien z nimi mieszkać

W idealnym świecie program i finanse są ze sobą ściśle zsynchronizowane: konkretne działanie w harmonogramie ma przypisane koszty w budżecie, a każdy wydatek można połączyć z konkretną częścią programu. To zupełnie nie oznacza, że wszystkie te dokumenty muszą leżeć fizycznie w jednym miejscu.

Lepszą praktyką jest:

• prowadzenie akta programowych w jednym, spójnym zestawie (segregator, teczka, folder),
• prowadzenie akt finansowych osobno – ale z odniesieniami do programu (np. opis wydatku „Działanie 3 – koncert inaugurujący”),
• stworzenie prostego klucza powiązań – np. tabela, która zestawia numer działania, nazwę wydarzenia i odpowiadające mu numery faktur.

Dzięki temu koordynator może pracować z dokumentacją merytoryczną bez konieczności wertowania faktur, a księgowość nie musi przeszukiwać scenariuszy warsztatów, aby znaleźć numer umowy. Połączenie między tymi światami jest zachowane, ale każdy z nich ma swoje uporządkowane miejsce.

Korzyści podziału: kontrola i zmiana koordynatora

Rozdzielenie akt programowych i finansowych bardzo wyraźnie widać w dwóch sytuacjach:

1. Kontrola dotacji
Kontrolujący często przychodzą z dwiema perspektywami:

• merytoryczną – czy działania się odbyły, czy były zgodne z wnioskiem,
• finansową – czy wydatki odpowiadają działaniom i przepisom.

Jeśli można im położyć na stole dwa przejrzyste komplety teczek: „Program” i „Finanse”, a między nimi prosty wykaz powiązań, cała kontrola przebiega spokojniej, szybciej i zwykle… sympatyczniej.

2. Zmiana koordynatora w trakcie projektu
Gdy osoba odpowiedzialna za projekt odchodzi lub idzie na dłuższe zwolnienie, nowa osoba rzadko ma czas na tygodniowe studiowanie czyjegoś systemu plików. Jeśli:

• akta programowe są w jednym, logicznym miejscu,

Standardy nazewnictwa: kiedy „Projekt X” to za mało

Najczęstszy chaos zaczyna się od… nazw. „Nowy projekt”, „Projekt festiwal”, „Warsztaty lato” – po roku nikt nie wie, gdzie szukać czegokolwiek. Sensowniejszym rozwiązaniem jest prosty, powtarzalny schemat nazewnictwa, który od razu podpowiada, z czym mamy do czynienia.

Przykładowy schemat dla teczek (papierowych i elektronicznych) może wyglądać tak:

• ROK – ŹRÓDŁO FINANSOWANIA – SKRÓT PROJEKTU – ZAKRES

Czyli zamiast „Festiwal”, mamy:

• 2024 – MKiDN – FESTIWAL_JAZZ – Program,
• 2024 – MKiDN – FESTIWAL_JAZZ – Finanse,
• 2024 – GMINA – LATO_Z_DZIEĆMI – Program.

Skrót projektu warto ustalić na samym początku i konsekwentnie używać go w:

• nazwach teczek i folderów,
• opisach przelewów i faktur (jeśli to możliwe),
• znakach spraw w systemie kancelaryjnym.

Dzięki temu nawet osoba, która w życiu nie była na koncercie w ramach projektu, potrafi po samym opisie dokumentu domyślić się, gdzie dalej szukać.

Opis dokumentu: drobny nawyk, duża ulga

Drugi sprzymierzeniec porządku to krótkie, sensowne opisy dokumentów. Zamiast:

• scan001.pdf, nowy_skan_2.pdf, faktura_nowa_nowa.pdf

lepiej stosować coś w rodzaju:

• 2024-03-15_faktura_0123_Naglosnienie_Dzialanie2.pdf,
• 2024-04-02_umowa_zlecenie_Kowalski_warsztaty_plastyczne.pdf.

Kilka prostych elementów, które można połączyć w swój stały „szablon” nazwy:

• data (ROK-MIESIĄC-DZIEŃ),
• rodzaj dokumentu (faktura, umowa, protokół, raport),
• krótki opis (bez poezji, ale konkretnie),
• ewentualnie numer działania z wniosku lub nazwa wydarzenia.

W świecie papierowym tę samą logikę da się przenieść na opisy na segregatorach i przekładkach. Teczka „Umowy” z podziałem na „Umowy z artystami – Program” i „Umowy – obsługa techniczna, promocja – Finanse” to zupełnie inny komfort niż jeden opasły plik „Umowy różne”.

Akta kosztowe w programie: granica, której lepiej pilnować

W projektach kulturalnych bardzo kuszące bywa wkładanie do akt programowych wszystkiego, co „dotyczy tego koncertu czy warsztatu”, włącznie z fakturami. W efekcie scenariusze spotykają się w jednym segregatorze z rachunkami za catering, a potem nikt nie wie, gdzie co jest.

Rozsądny kompromis:

• w aktach programowych trzymać zestawienia kosztów działań (np. prostą tabelkę: „Działanie 2 – łączny koszt, główne pozycje”),
• same dokumenty księgowe (faktury, rachunki, listy płac) zostawić w aktach finansowych,
• w zestawieniach merytorycznych stosować odwołania do numerów faktur i umów.

Program wtedy „wie”, ile kosztowało dane działanie i z jakich tytułów, ale nie zamienia się w archiwum księgowości. Działy merytoryczne nie muszą też przechowywać oryginałów dokumentów finansowych, co bywa ważne przy kontrolach i archiwizacji.

Prosty klucz powiązań: most między programem a finansami

Żeby program i finanse „rozmawiały” bez wspólnego mieszkania, przydaje się jeden dokument – klucz powiązań. W najprostszej wersji to arkusz (papierowy lub elektroniczny), w którym:

• każde działanie z wniosku ma swój numer lub skrót,
• do każdego działania przypisane są odpowiadające mu koszty (numery faktur, umów, pozycji w budżecie),
• pojawia się informacja, gdzie dokładnie leżą dokumenty finansowe (np. numer teczki, sygnatura).

Przykład fragmentu takiego klucza:

• Działanie 1 – Warsztaty teatralne
  Umowy: U/05/2024, U/06/2024 (teczka: „2024 – FESTIWAL_TEATR – Umowy wykonawców”)
  Faktury: FV/34/2024 (materiały), FV/45/2024 (sala) – teczka: „2024 – FESTIWAL_TEATR – Finanse”

Dla kontrolującego, ale też dla nowej osoby w projekcie, to jak mapa metra – jedno spojrzenie i wiadomo, gdzie przesiąść się z „linii programowej” na „linię finansową”.

Zmiana koordynatora: jak przygotować projekt „do przejęcia”

Kiedy w trakcie projektu następuje zmiana koordynatora, często okazuje się, że większość wiedzy siedzi w głowie poprzedniej osoby (czasem razem z hasłami zapisanymi na żółtych karteczkach). Można to zminimalizować, budując dokumentację tak, jakby projekt miał kiedyś trafić w obce ręce. Bo prędzej czy później trafi.

Dobrą praktyką jest przygotowanie krótkiego „pakietu startowego” dla następcy, czyli:

• spisu akt programowych i finansowych (co, gdzie, w jakiej formie),
• aktualnej wersji harmonogramu i budżetu z zaznaczeniem zmian,
• listy otwartych spraw: umowy w przygotowaniu, działania do potwierdzenia, dokumenty do uzupełnienia.

To może być jeden dokument w formacie tekstowym lub arkusz – ważne, żeby dało się go przeczytać w kwadrans i mieć poczucie, że projekt jest „złapany za rogi”.

Jeśli towarzyszy temu porządnie poprowadzony podział na program i finanse, nowy koordynator nie musi wróżyć z maili i plików o nazwie „ostatnia_ostateczna_poprawka2.docx”.

Małe organizacje, duże projekty: jak nie utonąć

W małych fundacjach i stowarzyszeniach często nie ma ani działu księgowości, ani archiwisty, ani nawet porządnego regału. Projekty jednak potrafią być całkiem poważne. W takiej sytuacji sensownym rozwiązaniem jest ustalenie kilku minimalnych, ale żelaznych zasad:

• każdy projekt ma jedną osobę odpowiedzialną za akta programowe (zwykle koordynatora) i jedną za akta finansowe (często ta sama osoba, ale w innej „roli”),
• segregatory i foldery projektowe są trzymane w jednym miejscu (nie w trzech mieszkaniach członków zarządu),
• po każdym większym etapie projektu robi się mały „przegląd akt” – czy wszystko, co potrzebne, jest wydrukowane/zapisane i podpisane.

Przy jednym projekcie da się jeszcze bazować na pamięci. Przy trzecim, równoległym, kończy się to zwykle dramatycznym poszukiwaniem „tej jednej umowy, co była w mailu, ale drukarka nie działała”.

Praca zdalna i hybrydowa: co z papierem, co z plikiem

W instytucjach kultury i NGOs-ach coraz częściej działa się w trybie hybrydowym: część zespołu w biurze, część w domu, artyści z całego świata. W takim modelu szczególnie istotne jest rozdzielenie:

• miejsca pracy na bieżąco (np. współdzielony dysk w chmurze),
• miejsca przechowywania akt (papierowych i elektronicznych, docelowych).

Dobrze sprawdza się zasada:

• współdzielony dysk służy do roboczej pracy (wersje do konsultacji, projekty, notatki),
• po zatwierdzeniu dokumentu (program, budżet, raport) jest on zapisywany w „oficjalnym” folderze akt programowych lub finansowych, z ostateczną nazwą.

Papierowe oryginały (umowy, faktury) i tak zwykle muszą trafić do jednego miejsca – niezależnie od tego, ilu ludzi przeglądało je po drodze na swoich ekranach. Sensowne jest też stworzenie krótkiej instrukcji wewnętrznej, gdzie lądują skany podpisanych dokumentów i kto odpowiada za ich dopinanie do odpowiednich teczek.

Współpraca z księgowością: wspólny język, nie wspólne biurko

Podział akt programowych i finansowych nie oznacza muru między koordynatorem a księgową. Wręcz przeciwnie – ułatwia dogadanie się, jeśli obie strony wiedzą:

• jakie informacje muszą się znaleźć na dokumentach (np. nazwa projektu, numer działania),
• gdzie księgowość odkłada oryginały dokumentów finansowych,
• w jakiej formie koordynator przekazuje zestawienia wydatków (excel, pdf, papier).

Dobrym zwyczajem jest ustalenie prostego, wspólnego minimum:

• że na każdej fakturze i umowie związanej z projektem pojawia się oznaczenie projektu (skrót) oraz, jeśli to możliwe, numer działania,
• że księgowość wprowadza to oznaczenie także w swoim systemie (opis dekretacji, uwagi),
• że w razie kontroli obie strony wiedzą, kto odpowiada za przygotowanie których teczek.

Pozwala to uniknąć klasycznej sceny: koordynator szuka „faktury za światło na koncercie”, a księgowość ma w systemie „energia elektryczna – faktura 123/2024” bez żadnego odniesienia do projektu.

Partnerzy, współorganizatorzy i podwykonawcy: czyje są akta?

W projektach partnerskich dokumentacja lubi się rozpraszać. Każdy partner ma swoje teczki, swoje dyski i swoje nawyki. Żeby nie zamieniało się to w grę „zgadnij, kto ma umowę z tym jednym artystą”, warto na starcie ustalić:

• kto odpowiada za kompletny zestaw akt programowych projektu (zazwyczaj lider),
• kto przechowuje oryginały dokumentów finansowych i jakie kopie trafiają do partnerów,
• w jakiej formie partnerzy przekazują raporty cząstkowe (merytoryczne i finansowe) do wspólnego rozliczenia.

W praktyce dobrze się sprawdza sytuacja, w której:

• lider ma pełen zestaw kopii najważniejszych dokumentów (umowy, faktury związane z projektem, raporty partnerów),
• każdy partner prowadzi u siebie własne teczki programowe i finansowe, ale według ustalonego nazewnictwa i podziału,
• na koniec projektu powstaje wspólne sprawozdanie, do którego dołączony jest spis dokumentów po stronie poszczególnych partnerów.

Dzięki temu, gdy po dwóch latach grantodawca poprosi o „dokumenty do działania realizowanego w mieście X”, nie trzeba organizować ekspedycji ratunkowej po skrzynkach z papierami partnera.

Materiały promocyjne i multimedialne: część programu, nie pamiątka

Zdjęcia, filmy, plakaty, roll-upy – to nie tylko „ładne rzeczy po projekcie”, ale również istotna część akt programowych. Pokazują, jak faktycznie wyglądały działania, jakich użyto form promocji, czasem też dokumentują widownię.

Żeby nie utonęły w czeluściach dysków z podpisem „foto_asia”, przydaje się prosty system:

• oddzielny folder w strukturze akt programowych: „Materiały promocyjne i dokumentacja foto/video”,
• podział na działania lub wydarzenia (np. „Koncert otwarcia”, „Warsztaty ceramiczne – grupa 1”),
• krótkie pliki tekstowe z opisem: kto jest autorem zdjęć/filmów, jakie są warunki wykorzystania, gdzie trafiły (strona www, social media).

W przypadku większych projektów przydaje się także spis materiałów – szczególnie, gdy trzeba później przygotować raporty, publikacje czy kolejne wnioski wykorzystujące efekty wcześniejszych działań.

Porządkowanie projektu po jego zakończeniu

Zamknięcie projektu to nie tylko wysłanie ostatniego przelewu i wrzucenie posta „dziękujemy, że byliście”. Na koniec dobrze jest poświęcić chwilę na uporządkowanie akt – tak, aby za rok czy dwa można było coś jeszcze z nich wyczytać.

Kilka prostych kroków:

• sprawdzenie, czy w aktach programowych znajdują się ostateczne wersje kluczowych dokumentów (wniosek, umowa dotacji, program, raport merytoryczny),
• upewnienie się, że akta finansowe zawierają komplet dokumentów księgowych lub jasne odniesienia do miejsca ich przechowywania w księgowości,

• ułożenie dokumentów w chronologiczną całość (bez luźnych kartek „do wpięcia kiedyś”),
• oznaczenie teczek (papierowych i elektronicznych) datą zakończenia projektu i pełną nazwą grantodawcy,
• sprawdzenie, czy materiały promocyjne i multimedialne są opisane i przypisane do konkretnego projektu (a nie tylko do folderu „Inne fajne rzeczy”).

Taki „finałowy przegląd” dobrze robi nie tylko porządkowi, ale też pamięci organizacji: po kilku latach to z akt dowiadujemy się, jak naprawdę działała instytucja, a nie z postów w social mediach.

Czego nie mieszać w jednym segregatorze (choć kusi)

Porządkowanie akt programowych i finansowych często rozbija się o jedno: o pokusę „wszystko do jednego, będzie prościej”. Niestety, w praktyce taki „segregator życia projektu” staje się po pół roku nie do obsłużenia.

Kilka rzeczy, które lepiej trzymać osobno, nawet jeśli wydają się blisko spokrewnione:

• umowy z artystami i faktury od nich – umowy programowe (treść współpracy, zakres działań, prawa autorskie) w aktach programowych, dokumenty księgowe w finansowych; łączenie ich w jednym miejscu kończy się zazwyczaj szukaniem oryginału „tam, gdzie były umowy”,
• korespondencja mailowa a wersje oficjalne dokumentów – maile są robocze, pełne ustaleń, niedopowiedzeń i emotikonów; w aktach powinno się znaleźć to, co z nich wynikło: zatwierdzona wersja programu, aneks, ostateczny budżet,
• notatki z burzy mózgów i program zatwierdzony przez grantodawcę – to dwa różne światy; pierwszy pokazuje proces, drugi efekt, który będzie oceniany podczas kontroli.

Kiedy segregator zaczyna przybierać formę „wszystko do jednego”, dobrym testem jest pytanie: czy ten dokument będzie kiedykolwiek potrzebny księgowej albo grantodawcy? Jeśli odpowiedź brzmi „raczej nie”, to sygnał, że może wystarczy jeden folder roboczy na dysku zamiast kolejnej koszulki w aktach.

Jak nazywać pliki i teczki, żeby nie zwariować

Nawet najlepiej przemyślany podział na program i finanse upada, jeśli pliki nazywają się „nowy_budzet_poprawiony_na_pewno_v4_pop.docx”. Jasne nazewnictwo to jedna z najtańszych inwestycji w przyszły święty spokój.

Sprawdza się prosta zasada: data + nazwa + wersja + projekt. Na przykład:

• 2024-03-15_program_warsztatow_wersja_zatwierdzona_PROJEKT-X.docx
• 2024-05-02_budzet_aktualizacja_po_aneksie1_PROJEKT-X.xlsx

W codziennej pracy można pozwolić sobie na robocze nazwy („do_omowienia”, „komentarze_koordynatora”), ale gdy dokument staje się ostateczny i ląduje w aktach:

• dostaje konkretną nazwę zgodnie z przyjętym schematem,
• trafia do odpowiedniego folderu (program/finanse),
• poprzednie wersje albo są archiwizowane w osobnym podfolderze „wersje robocze”, albo bez żalu usuwane – byle świadomie, a nie przypadkiem.

Analogiczny porządek przydaje się na papierze: podpisane teczki, przekładki z datami, oddzielne sekcje na wniosek, umowę, aneksy, raporty. Mniej efektowne niż nowa identyfikacja wizualna wydarzenia, ale dużo bardziej użyteczne w listopadzie o 19:30, gdy trzeba „tylko szybko coś sprawdzić”.

Kontrole i audyty: jak przygotować akta, żeby nie bolało

Kontrola (grantodawcy, audytora, NIK-u) zwykle pojawia się wtedy, gdy nikt już nie pamięta, że projekt istniał. Dlatego sposób prowadzenia akt najlepiej projektować tak, jakby kiedyś ktoś obcy miał się w nich odnaleźć bez pomocy zespołu.

Przygotowując projekt „pod kontrolę”, dobrze jest zadbać o kilka elementów:

• czytelny spis akt – na początku teczki lub jako osobny plik: jakie dokumenty, w jakiej kolejności, czego brakuje i dlaczego (np. oryginał w księgowości, kopia u partnera),
• widoczny podział na program i finanse – dwie główne teczki lub dwa główne foldery, bez zaskoczeń typu „umowy w teczce z materiałami promocyjnymi, bo tam był wolny ring mechanizmu”,
• oznaczenia numerów działań na dokumentach – pozwalają szybko przejść od opisu w raporcie do konkretnych faktur i umów,
• stabilne łącze między aktami a księgowością – np. lista dokumentów finansowych z numerami księgowymi, które pozwolą kontrolerowi poprosić o konkretną fakturę z systemu.

Podczas samej kontroli dużo łatwiej funkcjonuje się, gdy od razu wiadomo:

• która osoba pokazuje akta programowe (program, listy obecności, raporty),
• kto obsługuje część finansową (faktury, przelewy, wyciągi),
• jak szybko można wydrukować lub udostępnić brakujące kopie (np. z dysku, od partnera, z systemu księgowego).

Dobrze prowadzony podział akt nie gwarantuje przyjemnej kontroli, ale znacząco zmniejsza liczbę nerwowych telefonów „czy ktoś pamięta, gdzie jest umowa z tym panem od sceny?”.

Wielograntowość: jeden projekt, kilku finansujących

W kulturze coraz częściej jedna inicjatywa ma kilku sponsorów i grantodawców: trochę z miasta, trochę z programu europejskiego, trochę od firmy prywatnej. Z punktu widzenia akt to wyższa szkoła jazdy, bo ten sam program musi się „rozpisać” na kilka źródeł finansowania.

Aby nie zamieniło się to w chaos, przydaje się trzystopniowy porządek:

1. Jeden wspólny opis programu – całościowy obraz działań, niezależny od źródeł finansowania (co robimy, z kim, kiedy, dla kogo).
2. Oddzielne „warstwy” finansowe – dla każdego grantodawcy osobny budżet, osobna umowa, osobne raporty finansowe, ale wszystkie odwołujące się do tego samego programu.
3. Mapa powiązań – prosty dokument, który pokazuje: które działania i koszty pokrywa który grant, gdzie są zakazy podwójnego finansowania, gdzie trzeba mieć szczególne wskaźniki.

W praktyce może to wyglądać tak:

• w aktach programowych – jeden zestaw dokumentów opisujących projekt (wnioski można trzymać razem, ale z wyraźnym oznaczeniem grantodawcy),
• w aktach finansowych – osobne sekcje lub osobne teczki na każdy grant, z odrębnym numerem i oznaczeniem,
• w spisie akt – tabela powiązań (działanie – grantodawca – budżet cząstkowy), która pozwoli za dwa lata zrozumieć, dlaczego koncert w parku był w raporcie do miasta, a honoraria artystów w rozliczeniu programu europejskiego.

Dzięki takiemu podejściu można bez bólu głowy odpowiedzieć zarówno na pytanie: „co zrobiliście w ramach projektu?”, jak i na to bardziej przyziemne: „z czyich pieniędzy poszedł ten konkretny mikrofon?”.

Projekty cykliczne i kontynuacje: jak łączyć akta, żeby nie pomylić edycji

Festiwal odbywa się co roku, cykl warsztatów ma kolejne edycje, rezydencje artystyczne powracają w zmienionej formie. Z punktu widzenia publiczności to ciągłość, z punktu widzenia akt – każda edycja to osobny projekt (albo nawet kilka, jeśli zmieniają się grantodawcy).

Porządek można zachować, stosując prosty schemat:

• dla każdej edycji – osobny zestaw akt (programowych i finansowych), z wyraźnym oznaczeniem roku/edycji,
• wspólny folder nadrzędny lub półka dla całego cyklu (np. „Festiwal XYZ – wszystkie edycje”),
• krótka nota przekrojowa – jednostronicowy opis, czym różniły się poszczególne edycje (grantodawcy, główne zmiany programu, zmiany w strukturze organizacyjnej).

Dzięki temu:

• można szybko wrócić do konkretnej edycji, gdy pojawi się kontrola z danego programu,
• łatwiej przygotować nowy wniosek, sięgając do raportów i materiałów z przeszłości,
• akt nie trzeba „zszywać” w jeden wielki segregator, który kończy jako pamiętnik całego życia instytucji.

Przy projektach cyklicznych przydaje się też checklista „co zabieramy dalej”: które rozwiązania dokumentacyjne się sprawdziły, co trzeba poprawić (np. dodatkowe listy obecności, precyzyjniejsze opisy faktur), jakie wskaźniki warto śledzić od początku następnej edycji.

Prosta instrukcja wewnętrzna: mini-regulamin akt projektowych

Na koniec projektu czasem powstają obszerne raporty o przebiegu działań, ale brakuje jednego, krótkiego dokumentu, który mógłby żyć dłużej niż samo wydarzenie: prostej instrukcji, jak w tej organizacji prowadzi się akta projektowe.

Taki „mini-regulamin” nie musi mieć formy opasłego zarządzenia. Wystarczy kilka stron odpowiedzi na praktyczne pytania:

• kto w projekcie odpowiada za akta programowe, a kto za finansowe,
• jak nazywać teczki i foldery, gdzie je trzymać (w biurze i w chmurze),
• jakie dokumenty koniecznie muszą trafić do akt (a co może zostać w mailach lub roboczych notatkach),
• w jaki sposób dokumenty przechodzą między koordynatorem, księgowością, partnerami,
• kto i kiedy robi przegląd akt przed zakończeniem projektu i przed ewentualną kontrolą.

Dobrze, jeśli instrukcja nie jest martwą literą: można ją omówić przy wdrażaniu nowych osób, podsyłać z pierwszym mailem o nowym projekcie, a raz na jakiś czas zaktualizować po doświadczeniach „z pola walki”. Dwie godziny pracy nad takim dokumentem potrafią zaoszczędzić dziesiątki godzin gorączkowego szukania „tego jednego papierka, który na pewno gdzieś był”.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak rozdzielić dokumenty programowe i finansowe w projekcie kulturalnym?

Najprościej: przyjmij zasadę minimum dwóch teczek (fizycznych lub elektronicznych) dla każdego projektu – „Akta programowe” i „Akta finansowe”. W programowych trzymasz wszystko, co opisuje przebieg i treść działań (koncepcje, harmonogramy, scenariusze, listy obecności, raporty merytoryczne). W finansowych – wszystko, co dotyczy pieniędzy (faktury, rachunki, umowy, listy płac, noty księgowe, rozliczenia).

W praktyce oznacza to, że umowa z artystą jako oryginał ląduje w stałej teczce umów (kadrowej/księgowej), kopia w aktach programowych projektu, a dokumenty kosztowe związane z tym występem – w aktach finansowych. Dzięki temu koordynator widzi, co się zadziało, a księgowość – co zostało opłacone i z jakiej pozycji budżetu.

Jak nazwać teczki i foldery projektu, żeby nie mieć pięciu wersji „final”?

Dobrze działa prosty, powtarzalny schemat nazewnictwa: ROK_nazwa-projektu_obszar, np. „2024_Festiwal-Teatralny_Akta-programowe”, „2024_Festiwal-Teatralny_Akta-finansowe”. W folderach unikaj słów typu „nowy”, „ostateczny”, „final2”. Zamiast tego używaj dat lub numerów wersji: „Budżet_2024-03-15_v1”, „Budżet_2024-04-02_v2”.

Warto też uzgodnić w zespole jedną prostą zasadę: tylko jedna wersja „czysta” (bez v1, v2) – zawsze ta najnowsza. Starsze wersje trafiają do podfolderu „ARCHIWUM_wersje-poprz” i nie krążą po całym dysku jak duchy niezamkniętych plików.

Co zalicza się do akt programowych projektu kulturalnego?

Akta programowe to cała „merytoryczno-organizacyjna historia” projektu. Wchodzą tu m.in.: koncepcje i opisy projektu, harmonogramy działań, scenariusze warsztatów, programy wydarzeń, korespondencja z partnerami dotycząca treści wydarzeń, listy obecności, protokoły z prób, raporty z realizacji, materiały ewaluacyjne.

Przykład: organizujesz wystawę. Do akt programowych trafiają: opis kuratorski, korespondencja z artystami o doborze prac, plan sal, scenariusz wernisażu, lista uczestników spotkań towarzyszących, ankiety od publiczności. Faktury za druk katalogu czy wynajem sali – już nie, one lądują w aktach finansowych.

Co powinno znaleźć się w aktach finansowych projektu?

W aktach finansowych zbierasz wszystkie dokumenty, które pokazują, jak wydano środki: faktury, rachunki, paragony (jeśli są dopuszczalne), umowy cywilnoprawne i listy płac, noty księgowe, potwierdzenia przelewów (jeśli regulamin tego wymaga), opisy merytoryczne do faktur, zestawienia kosztów i budżety robocze z naniesionymi zmianami.

Dobrą praktyką jest spinanie dokumentów w „paczkę” według działań lub miesięcy, np. „Koszty – warsztaty marzec” z krótkim opisem, do jakiej części programu odnoszą się te wydatki. Przy kontroli nie szukasz wtedy faktury „na nazwisko”, tylko całego zestawu kosztów danego elementu projektu.

Czym jest „sprawa” i „akta sprawy” w dokumentacji projektów kulturalnych?

„Sprawa” to konkretne, zamknięte zagadnienie w projekcie, które wymaga podjęcia działań i generuje dokumenty. Przykład: „Zawarcie umowy z artystą X na koncert” albo „Zakup usługi nagłośnienia na wydarzenie Y”. Wszystkie dokumenty związane z tym jednym wątkiem (maile, oferta, zamówienie, umowa, protokół odbioru, faktura) tworzą akta sprawy.

Dzięki temu zamiast jednego grubego segregatora „Projekt X – wszystko”, masz w środku uporządkowane „minipaczki” – każda sprawa to osobny komplet dokumentów, który można łatwo odnaleźć, skopiować, pokazać kontrolującym czy przekazać nowej osobie.

Jak powiązać dokumenty projektu z instrukcją kancelaryjną i JRWA w instytucji kultury?

Jeśli w instytucji obowiązuje instrukcja kancelaryjna i JRWA, projektom nadaje się symbole klasyfikacyjne zgodnie z wykazem akt. Teczka „Projekt X – akta programowe” i „Projekt X – akta finansowe” powinny mieć oznaczenie sprawy (symbol JRWA, rok, numer), np. na grzbiecie segregatora i w nazwie folderu.

To porządkuje nie tylko jeden projekt, ale cały obieg dokumentów w instytucji. Gdy pojawia się nowy pracownik, nie musi zgadywać, jak ktoś nazwał teczkę – szuka po symbolu i rodzaju sprawy. W małej fundacji, gdzie nie ma formalnego JRWA, można zrobić prostą tabelę: rodzaj dokumentu → gdzie go trzymamy → jak nazywamy teczkę/folder → jak długo przechowujemy.

Gdzie trzymać dokumenty kadrowe i zarządzenia związane z projektem – w teczce projektu czy osobno?

Umowy o pracę koordynatorów, regulaminy pracy, ogólne procedury zakupowe czy zarządzenia dyrektora nie powinny lądować w teczce projektu. To dokumenty instytucji, a nie samego projektu, więc ich miejsce jest w teczkach kadrowych, organizacyjnych lub w centralnym rejestrze zarządzeń.

W dokumentacji projektu wystarczy odwołanie: numer zarządzenia, data, link do wspólnego folderu lub znak sprawy. Dzięki temu projektowa teczka nie puchnie od „papierów ogólnych”, a jednocześnie wiesz, na jakiej podstawie podejmowano decyzje i jakie regulacje obowiązywały podczas realizacji działań.

Źródła informacji

• Instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (2011) – Zasady prowadzenia spraw, teczek i obiegu dokumentów w JST
• Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (2011) – Klasyfikacja akt, symbole teczek, kategorie archiwalne
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sejm Rzeczypospolitej Polskiej (1983) – Podstawy prawne postępowania z dokumentacją w instytucjach
• Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach funduszy UE na lata 2021–2027. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej – Wymogi dotyczące dokumentowania i rozliczania projektów
• Zasady finansowania i rozliczania dotacji Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego – Wymogi dokumentacyjne dla projektów kulturalnych finansowanych z dotacji
• Zarządzanie dokumentacją w instytucjach kultury. Narodowe Archiwum Cyfrowe – Praktyczne wskazówki porządkowania akt w instytucjach kultury
• PN-ISO 15489-1:2006 Informacja i dokumentacja – Zarządzanie dokumentacją – Część 1: Ogólne. Polski Komitet Normalizacyjny (2006) – Międzynarodowe standardy zarządzania dokumentacją i aktami spraw
• Archiwizacja dokumentacji projektowej w instytucjach kultury. Narodowe Centrum Kultury – Rekomendacje dla porządkowania dokumentów programowych i finansowych