Czego nie wrzucać do archiwum? Najczęstsze błędy w dokumentacji

Po co w ogóle ograniczać to, co trafia do archiwum?

Osoba, która porządkuje dokumentację i podejmuje decyzję, co wrzucić do archiwum zakładowego, zwykle szuka jednego: prostych zasad, dzięki którym archiwum staje się narzędziem, a nie stertą pudeł w piwnicy. Chodzi o to, by wiedzieć, czego w ogóle nie archiwizować, jakie błędy najczęściej psują porządkowanie akt i jak tak ułożyć reguły, by każdy pracownik umiał „odciąć” to, co zbędne.

Archiwum to nie przechowalnia wszystkiego, co ma kartkę

Archiwum zakładowe ma być dowodem działań i źródłem informacji, a nie magazynem wszystkiego, co powstało w firmie lub urzędzie. Każdy dokument powinien mieć sens istnienia: procesowy, dowodowy, prawny albo informacyjny. Jeśli nie da się odpowiedzieć na pytanie „po co ktoś miałby to odszukać za rok, trzy czy dziesięć lat?”, szansa, że to kandydat do archiwum, jest niewielka.

Gdy do archiwum trafia wszystko, bez selekcji, powstaje kilka problemów naraz:

• ważne akta giną wśród nieistotnych materiałów,
• czas wyszukiwania dokumentów wydłuża się niewspółmiernie do ich wartości,
• koszty powierzchni, pudeł, regałów i obsługi rosną, choć realnie nie zwiększa się bezpieczeństwo danych.

Po kilku latach „wrzucania wszystkiego” archiwum zakładowe zaczyna przypominać strych po kilku przeprowadzkach – niby coś się znajdzie, ale raczej przez przypadek niż dzięki logice.

Skutki „zapchanego” archiwum dla organizacji

Brak selekcji dokumentów przed przekazaniem do archiwum to nie tylko estetyczny problem z kartonami pod sufitem. To konkretne ryzyka:

• ryzyko prawne – istotne dokumenty mogą zaginąć wśród śmieciowej dokumentacji, co utrudnia obronę w sporach, wykazanie ciągłości działań czy zgodności z przepisami,
• ryzyko finansowe – dłuższy czas obsługi wniosków, kontroli, audytów, bo każda sprawa wymaga „przekopania” pół archiwum,
• ryzyko wizerunkowe – kontroler, który widzi pudła pełne ulotek, brudnopisów i nieopisanych teczek, bardzo szybko wyrabia sobie zdanie o jakości zarządzania dokumentacją.

Pracownicy merytoryczni tracą godziny na szukanie akt, archiwiści gaszą pożary zamiast nadzorować porządkowanie archiwum zakładowego, a kierownictwo zastanawia się, dlaczego nikt nie ma czasu na „prawdziwą robotę”. Źródło problemu jest zwykle prozaiczne: do archiwum trafia to, co w ogóle nie powinno go zobaczyć.

Odpowiedzialność za porządek w dokumentacji

Za ład w dokumentacji odpowiada nie tylko archiwista. Odpowiedzialność jest rozłożona:

• na kierownictwo – które zatwierdza instrukcję kancelaryjną, JRWA, regulamin archiwum,
• na komórki merytoryczne – które selekcjonują dokumenty bieżące i przygotowują je do przekazania,
• na kancelarię – która kontroluje obieg pism i prawidłowe rejestrowanie spraw,
• na archiwum zakładowe – które przyjmuje, weryfikuje, przechowuje, brakuję akta i pilnuje, by nikt nie „wrzucał” do niej śmieci.

Brak jasnych zasad powoduje typowy scenariusz: komórka merytoryczna „dla bezpieczeństwa” pakuje do kartonu wszystko, co znalazła w szafie, i próbuje przekazać do archiwum, a archiwista staje się strażnikiem bramy z plakietką „nie przyjmę, dopóki nie uporządkujecie”. Im lepiej określone są zasady selekcji dokumentów bieżących, tym mniej konfliktów na linii „wydział – archiwum”.

„Ważne” vs „litościwie przechowywane” – przykład z biura

Wyobraźmy sobie teczkę z napisem „Różne 2019”. W środku:

• lista obecności ze szkolenia BHP,
• 3 wydruki maili z ustaleniami do umowy,
• ulotka z reklamą firmy szkoleniowej,
• kopie tej samej umowy podpisanej z kontrahentem,
• odręczny szkic grafiku dyżurów, już dawno nieaktualny.

Z punktu widzenia archiwum i kontroli:

• ważne – umowa (oryginał lub egzemplarz referencyjny), ewentualnie kluczowe maile wpływające na jej treść,
• niewarte archiwizowania – reklamy, szkice, duplikaty, stara lista dyżurów.

Jeśli nikt nie wyczyści teczki przed przekazaniem, archiwum zakładowe otrzyma mieszankę dokumentacji sprawy i śmieci papierowych. A za kilka lat ktoś będzie się zastanawiał, czy zachowana „ulotka ze szkolenia” to może ważny dowód w sprawie pracowniczej.

Podstawy: co to jest archiwum zakładowe i jaka jest jego rola

Archiwum zakładowe, dokumentacja bieżąca i robocza – krótkie definicje

Dla uporządkowania tematu przydaje się jasne rozróżnienie kilku pojęć:

• dokumentacja bieżąca – akta wykorzystywane na co dzień w komórkach merytorycznych, prowadzone w toku spraw (teczki na półce u pracownika, dokumenty w systemach),
• archiwum zakładowe – wyodrębnione miejsce (i komórka organizacyjna), w której przechowuje się nieużywaną już na co dzień dokumentację, uporządkowaną według instrukcji kancelaryjnej i JRWA,
• dokumentacja nietrafiająca do archiwum – materiały o krótkotrwałej przydatności, robocze, kopie, które po spełnieniu funkcji mogą być zniszczone bez przekazywania do archiwum,
• dokumentacja robocza – notatki, szkice, wersje robocze, podręczne wydruki, które służą w toku opracowywania sprawy, ale nie są istotne dla jej udokumentowania.

Prosty test: jeśli dokumentu nigdy nie rejestrowano w systemie kancelaryjnym (jako wpływ, wysyłka, sprawa) i nie wynika on z realizacji konkretnej sprawy, istnieje spora szansa, że mamy do czynienia z dokumentacją roboczą lub nietrafiającą do archiwum.

Podział ról przy porządkowaniu archiwum zakładowego

Efektywne porządkowanie archiwum zakładowego wymaga jasnego podziału obowiązków. W uproszczeniu:

• komórki merytoryczne:
  • prowadzą sprawy zgodnie z JRWA,
  • tworzą i uzupełniają metryczki spraw i teczek,
  • selekcjonują dokumenty bieżące: oddzielają materiały robocze od akt sprawy,
  • przygotowują akta do przekazania (uporządkowanie, spisy zdawczo-odbiorcze);
• kancelaria (sekretariat):
  • rejestruje wpływy i wysyłki,
  • pilnuje prawidłowego oznaczania spraw (sygnatury, znaki spraw),
  • wspiera kontrolę terminów załatwiania spraw;
• archiwista / archiwum zakładowe:
  • przyjmuje akta od komórek merytorycznych,
  • weryfikuje porządek i kompletność,
  • przechowuje, udostępnia, brakuję (likwiduje) dokumentację,
  • pilnuje przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i JRWA w praktyce;
• kierownictwo:
  • zatwierdza regulacje,
  • zapewnia warunki organizacyjne i lokalowe,
  • wymaga od podległych jednostek stosowania przyjętych zasad.

Jeśli wszystko „spada” na archiwistę, kończy się tym, że archiwum pełni funkcję sanatorium dla zaniedbanych teczek. Archiwista nie ma natomiast realnego wpływu na to, co trafia do archiwum – przyjmuje to, co przyniesiono. Stąd kluczowe jest wdrożenie prostych procedur selekcji dokumentów w komórkach.

Instrukcja kancelaryjna, JRWA i regulamin archiwum w praktyce

Trzy podstawowe dokumenty porządkujące pracę z aktami to:

• instrukcja kancelaryjna – określa obieg dokumentów, sposób rejestracji i znakowania spraw, zasady prowadzenia teczek,
• JRWA – jednolity rzeczowy wykaz akt – kataloguje rodzaje spraw i przypisuje im kategorie archiwalne (A, B z liczbą lat),
• regulamin archiwum zakładowego – opisuje zasady przekazywania, przechowywania, udostępniania i brakowania dokumentów.

Bez tych dokumentów – aktualnych i realnie stosowanych – trudno ocenić, które akta są potrzebne, a które nie. Instrukcja i JRWA pokazują, co jest dokumentacją sprawy, a regulamin archiwum dopowiada, w jakim stanie akta mają do niego trafić. To w tych dokumentach można (i trzeba) wprost zapisać, że np. brudnopisy, szkice i duplikaty nie są przekazywane do archiwum.

Gdzie kończy się „biurko”, a zaczyna „archiwum”

Granica między dokumentacją bieżącą (na biurku) a archiwalną (w archiwum zakładowym) pojawia się, gdy:

• sprawy ujęte w danej teczce zostały zakończone,
• upłynął przewidziany w instrukcji czas przechowywania akt w komórce merytorycznej (np. 2 lata od zakończenia sprawy),
• teczka jest uporządkowana i oznaczona zgodnie z JRWA.

Nie przekazuje się do archiwum:

• teczek otwartych (sprawy w toku),
• zbiorów zawierających głównie materiały robocze,
• pobrudzonych, nieopisanych „worków z papierami” – to jest problem do rozwiązania w komórce, nie w archiwum.

Przekazanie do archiwum zakładowego to nie sposób na sprzątnięcie biurka przed kontrolą, tylko element cyklu życia dokumentacji.

Dokumenty, które w ogóle nie powinny trafić do archiwum

Materiały reklamowe, ulotki, katalogi i firmowe newslettery

Jedna z najczęstszych pułapek: szuflady pełne ulotek, katalogów produktów, drukowanych newsletterów i ofert handlowych z różnych okresów. Standardowo taka dokumentacja nie powinna trafiać do archiwum zakładowego. Jej wartość informacyjna jest krótkotrwała, a większość danych można w razie potrzeby odzyskać ze stron internetowych, systemów zamówień czy dokumentacji sprawy.

Wyjątki pojawiają się w sytuacjach, gdy:

• materiał reklamowy lub katalog stanowił podstawę rozstrzygnięcia sprawy (np. wyboru dostawcy),
• oferta była częścią postępowania przetargowego i jest dołączona do akt sprawy,
• materiał ma znaczenie historyczne dla jednostki (np. pierwsza ulotka promująca działalność instytucji, broszura jubileuszowa) – wówczas gromadzi się je zwykle w zespołach akt kategorii A związanych z historią jednostki.

Same z siebie ulotki i katalogi z targów branżowych nie są dokumentacją sprawy i nie powinny być pakowane do kartonów z napisem „archiwum”. Mogą być przechowywane doraźnie w komórkach, a następnie brakowane jako materiały pozakancelaryjne.

Kopie robocze, wydruki „na chwilę” i wersje robocze dokumentów

Każda jednostka żyje kopiami: do wglądu, do podpisu, do poprawki, „żeby mieć pod ręką”. Jeśli wszystkie te egzemplarze miałyby trafić do archiwum zakładowego, zabrakłoby miejsca po roku działania. Archiwizuje się egzemplarz referencyjny, czyli ten, który pełni funkcję dowodową (z podpisem, pieczęcią, akceptacją elektroniczną).

Do archiwum nie powinny trafiać m.in.:

• wydruki z systemów (np. ERP, kadrowych), jeśli dokumentacja jest przechowywana w systemie jako oryginalne źródło,
• kopie podpisanych umów, jeśli oryginał znajduje się w centralnym zbiorze umów,
• wersje robocze regulaminów, pism, procedur – bez ostatecznej akceptacji, z naniesionymi ręcznie poprawkami,
• wydruki maili wykorzystywane jedynie pomocniczo (np. „dla wygody czytania”).

Notatki ze spotkań, szkice na marginesach i „karteczki samoprzylepne”

Stosy notesów i karteczek po spotkaniach potrafią budzić grozę. Formalnie jednak większość takich materiałów to dokumentacja robocza. Ma pomóc zrozumieć temat i przygotować właściwe pismo czy decyzję, ale sama w sobie nie stanowi dowodu załatwienia sprawy.

Do archiwum zakładowego zwykle nie powinny trafiać:

• luźne notatki z narad, jeśli z narady sporządzono protokół lub oficjalne sprawozdanie,
• indywidualne notatniki pracowników (chyba że regulacje jednostki stanowią inaczej),
• karteczki samoprzylepne z krótkimi informacjami „pamiętaj o…”, „zadzwoń do…” itd.,
• szkice diagramów, robocze mapy myśli, rysunki koncepcji.

Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, gdy notatka ze spotkania jest jedynym zapisem przebiegu ważnego zdarzenia (np. spotkania z klientem, w trakcie którego ustalono kluczowe warunki współpracy). Jeśli na podstawie tej notatki przygotowano pismo lub protokół – archiwizuje się dokument wynikowy. Jeśli nie było dokumentu wynikowego, notatka może stać się jedynym dowodem i powinna trafić do akt sprawy (a więc i do archiwum).

Dobrą praktyką jest wprowadzenie w jednostce zasady, że:

• notatki robocze pozostają w gestii autora i nie są ewidencjonowane,
• notatka, która ma stać się częścią akt sprawy, jest formalizowana – ma datę, podpis, nagłówek wskazujący sprawę lub sygnaturę.

Krótko mówiąc: luźna kartka zapisana w pośpiechu to jeszcze nie dokument. Dokumentem staje się dopiero wtedy, gdy włączamy ją świadomie do akt konkretnej sprawy.

Maile, czaty i zrzuty ekranu – cyfrowe pułapki

W praktyce coraz częściej problemem nie jest nadmiar papieru, lecz niekontrolowany przyrost wydruków z systemów elektronicznych. Na biurko trafiają:

• wydruki korespondencji mailowej,
• zrzuty ekranu z systemów, komunikatorów, aplikacji,
• logi systemowe „na wszelki wypadek”.

Jeżeli jednostka korzysta z EZD lub innego systemu rejestrującego przebieg sprawy, podstawowym nośnikiem dokumentacji jest system, a nie kartka. Wydruk maila czy zrzut z ekranu jest tylko kopią techniczną – i nie powinien być traktowany jako odrębny dokument do archiwizowania.

Sytuacje, w których wydruk może trafić do akt sprawy, są raczej wyjątkowe, np. gdy:

• mail pochodzi z zewnętrznego systemu, do którego jednostka nie ma długoterminowego dostępu,
• konwersacja na komunikatorze jest jedyną dokumentacją istotnych ustaleń, a system nie zapewnia trwałego zapisu – wówczas dokonuje się udokumentowanego wybiórczego wydruku lub eksportu,
• przepisy szczególne wymagają prowadzenia akt w formie papierowej, a dowód elektroniczny musi być włączony w postaci utrwalonego wydruku.

Natomiast zrzuty ekranu wykonywane dla wygody (np. „żeby pokazać koleżance, gdzie kliknąć”) czy wydruki całych wątków czatu bez związku z konkretną sprawą nie mają powodu, by zajmować miejsce w archiwum zakładowym.

Materiały szkoleniowe, prezentacje i „pakiety konferencyjne”

Segregator po każdym szkoleniu, teczka z konferencji, płyta z nagraniem wystąpień – takie pamiątki lubią zalegać latami. Z perspektywy archiwum większość z nich to materiały pozakancelaryjne, przeznaczone do doraźnego użytku i późniejszego brakowania.

Do archiwum zakładowego nie powinny trafiać m.in.:

• drukowane prezentacje prowadzących szkolenia zewnętrzne,
• materiały informacyjne z konferencji, targów, spotkań branżowych,
• ogólne poradniki i broszury wydane przez inne instytucje, chyba że jednostka jest ich wydawcą lub współwydawcą.

Wyjątek mogą stanowić:

• materiały dokumentujące własne szkolenia wewnętrzne, będące elementem polityki jakości lub bezpieczeństwa,
• dokumentacja opracowania i realizacji programów szkoleniowych finansowanych ze środków zewnętrznych (projekty, granty) – ale trafia do akt konkretnej sprawy/projektu, a nie do ogólnego „pudła po szkoleniach”.

Jeśli komuś szczególnie zależy na zachowaniu ciekawej prezentacji z konferencji, może ją zatrzymać w komórce organizacyjnej jako materiał pomocniczy – jednak nie wciąga się jej do ewidencji archiwum zakładowego.

„To przecież tylko notatka” – granica między dokumentem roboczym a dokumentem sprawy

Kiedy robocza notatka staje się dokumentem

Problem „to tylko notatka” pojawia się najczęściej przy kontroli. Do czasu kontroli notatka leżała w szufladzie, po kontroli cudownie awansuje do rangi kluczowego dokumentu. Granica między notatką roboczą a dokumentem sprawy nie zależy od grubości papieru, tylko od jej funkcji w procesie załatwiania sprawy.

Robocza notatka staje się dokumentem sprawy, gdy:

• jest jedynym lub głównym zapisem istotnych ustaleń lub zdarzeń,
• została formalnie włączona do akt – nadano jej datę, podpis, sygnaturę sprawy,
• na jej podstawie podjęto decyzję, której nie da się odtworzyć z innych dokumentów.

Przykład z praktyki: pracownik sporządza notatkę z rozmowy telefonicznej z kontrahentem, w której uzgodniono zmianę terminu realizacji umowy. Jeżeli później wysyła do kontrahenta pismo lub maila potwierdzającego ustalenia – to ten mail/pismo stanowią właściwy dokument sprawy. Notatka może pozostać materiałem roboczym. Jeśli jednak nie ma żadnego potwierdzenia, a jedynym śladem jest notatka z rozmowy – powinna ona znaleźć się w aktach umowy jako dokument sprawy.

Cechy dokumentu sprawy widziane „gołym okiem”

Osobie bez wykształcenia archiwalnego trudno czasem rozstrzygnąć, czy coś jest dokumentem sprawy. Pomaga kilka prostych pytań:

• Czy dokument ma związek z konkretną sprawą?
  Jeśli można go przypisać do istniejącej sprawy (ma sygnaturę, znak, odwołanie w treści) – to silna przesłanka, że jest elementem akt.
• Czy dokument został komuś przekazany (do akceptacji, wiadomości, podpisu)?
  Notatka robocza zwykle nie wychodzi poza autora. Jeżeli materiał był oficjalnie przekazywany przełożonemu, klientowi, kontrahentowi, istnieje duże prawdopodobieństwo, że jest dokumentem sprawy.
• Czy dokument podlega powołaniu się (np. w decyzji, piśmie, sprawozdaniu)?
  Jeśli w treści innego dokumentu pojawia się odwołanie typu „zgodnie z notatką służbową z dnia…” – ta notatka powinna trafić do akt.

Brak formalnego nagłówka czy wzoru pisma nie wyklucza, że mamy do czynienia z dokumentem. Nieraz prosty tekst „Notatka służbowa z rozmowy z…”, opatrzony datą i podpisem, ma większą wartość dowodową niż pięknie sformatowany, ale niepodpisany wydruk z Worda.

Kiedy notatka może (i powinna) zostać zniszczona

Nie każda notatka jest skazana na wieczne życie w pudle z aktami. Dokumentację roboczą można zniszczyć, jeżeli:

• informacje w niej zawarte zostały w całości przeniesione do dokumentów sprawy (np. do protokołu, raportu),
• nie stanowi ona jedynego dowodu istotnego zdarzenia,
• upłynął okres przydatności operacyjnej (np. notatki z planowania zadania, które zostało zrealizowane i rozliczone).

Ważna zasada: najpierw porządek w aktach sprawy, potem niszczenie notatek. Jeśli w aktach jest komplet dokumentów pozwalających odtworzyć przebieg sprawy, notatki robocze nie są potrzebne ani archiwum, ani kontrolerom.

Metryczka sprawy i teczki – fundament porządku (albo chaosu)

Co powinna zawierać metryczka sprawy

Metryczka sprawy to niewielki dokument, który ratuje wielu pracowników przed błądzeniem po omacku. W zależności od przyjętego wzoru może mieć formę papierową (wpiętą na początku teczki) lub elektroniczną (w systemie EZD). Kluczowe elementy to:

• identyfikacja sprawy – znak/sprawy, numer JRWA, tytuł sprawy,
• daty – wszczęcia i zakończenia sprawy, istotne kamienie milowe,
• osoba prowadząca i komórka odpowiedzialna,
• krótki opis przebiegu (szczególnie przy sprawach wieloletnich),
• wykaz kluczowych dokumentów w sprawie lub odniesienie do spisu zawartości teczki.

Dobrze prowadzona metryczka podpowiada od razu, które dokumenty są istotne, a co jest tylko „szumem informacyjnym”. Gdy przychodzi czas przekazania akt do archiwum, nie trzeba zgadywać, jaki był sens istnienia teczki.

Metryczka teczki – mała kartka, duży wpływ

Oprócz metryczek poszczególnych spraw, w jednostkach funkcjonuje metryczka (opis) teczki. Zwykle znajduje się na okładce i zawiera:

• pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej,
• symbol klasy z JRWA,
• tytuł teczki (rodzaj spraw),
• kategorię archiwalną (A lub B z liczbą lat),
• daty skrajne zawartości (rok początkowy – rok końcowy),
• numer tomu (jeśli jest ich kilka).

Brak tych informacji powoduje, że teczka staje się anonimową paczką papieru. W archiwum zakładowym taka paczka generuje kilka problemów naraz: trzeba ustalić, co to jest, kto ją założył, do jakiej klasy JRWA pasuje i jak długo należy ją przechowywać. Tego wszystkiego da się uniknąć, jeśli opis teczki jest rzetelnie wypełniany w momencie jej zakładania.

Jak metryczka pomaga w selekcji dokumentów

Metryczka sprawy i teczki jest także narzędziem selekcji. Jeśli z opisu jasno wynika, czego dotyczy sprawa i jakie dokumenty są dla niej kluczowe, łatwiej podjąć decyzję, co jest „treścią”, a co „szumem”.

Przykład: teczka „Umowy najmu pomieszczeń – 2021, kat. B10”. Metryczka powinna wskazywać, że kluczowe są:

• egzemplarze umów,
• aneksy,
• protokoły zdawczo-odbiorcze,
• korespondencja dotycząca istotnych zmian w treści lub rozwiązania umowy.

Jeżeli w takiej teczce znajdują się również:

• wydruki z kalendarza z terminami spotkań,
• kartki z numerami telefonów do najemców,
• ulotki firm zajmujących się sprzątaniem obiektu,

to mamy pewność, że nie są to dokumenty „rdzeniowe” dla sprawy. Można je usunąć przed przekazaniem teczki do archiwum zakładowego, oczywiście po upewnieniu się, że nie przenoszą unikalnych informacji.

Najczęstsze grzechy w opisie teczek

Opis teczek bywa traktowany po macoszemu. Skutki są widoczne dopiero po kilku latach, kiedy nikt już nie pamięta, co autor miał na myśli. Do częstych błędów należą:

• zbyt ogólny tytuł – np. „Sprawy różne”, „Korespondencja”, „Dokumenty 2020”; taki opis praktycznie nic nie mówi o zawartości,
• brak symbolu klasy JRWA – utrudnia określenie kategorii archiwalnej i okresu przechowywania,
• mieszanie różnych rodzajów spraw w jednej teczce – np. skargi, wnioski, zamówienia i umowy w jednym miejscu,
• brak dat skrajnych – nie wiadomo, czy teczka dotyczy jednego roku, czy dziesięciu,
• zastępowanie metryczki karteczką z nazwiskiem – „pani Ania” może być świetna, ale nie jest kategorią JRWA.

Jeżeli opis teczki jest kompletny, archiwum zakładowe ma jasną wskazówkę, co powinno się w niej znaleźć. Wszystko poza tym zakresem można spokojnie uznać za dodatek, często zbędny z punktu widzenia archiwizacji.

Najczęstsze błędy przy przekazywaniu dokumentów do archiwum zakładowego

Przekazywanie „jak leci” – bez przeglądu i selekcji

Najczęstszy scenariusz: zbliża się koniec roku, w pokoju brakuje półek, więc wszystko, co wygląda na stare, ląduje w pudle z napisem „do archiwum”. Bez przejrzenia zawartości, bez wyrzucenia duplikatów, bez usunięcia materiałów roboczych. Efekt: archiwum zakładowe staje się przechowalnią bałaganu zamiast uporządkowanej pamięci instytucji.

Przed przekazaniem teczek do archiwum trzeba wykonać choćby podstawową selekcję:

• usunąć wyraźne duplikaty (np. wielokrotne wydruki tego samego pisma),
• przejrzeć luźne kartki, segregując notatki robocze i rzeczywiście potrzebne dokumenty,
• sprawdzić, czy w teczce nie ma materiałów obcych dla danej sprawy (np. przypadkowo wpięte pismo z innej sygnatury).

Jeżeli archiwista musi zaczynać pracę od sprzątania cudzej dokumentacji, ma mniej czasu na to, co najważniejsze: zabezpieczenie dokumentów rzeczywiście wartościowych. Szybkie „pozbycie się” problemu z biurka zawsze wróci jak bumerang – zwykle przy pierwszej większej kontroli.

Mieszanie kategorii archiwalnych w jednej teczce

Drugi klasyk to jedna teczka, w której koegzystują dokumenty o różnych okresach przechowywania. Na przykład:

• umowy z kategorią B10,
• korespondencja informacyjna z kategorią B5,
• sprawozdania zbiorcze z kategorią A.

Dla bieżącej pracy to może wydawać się wygodne („wszystko do projektu w jednym miejscu”), ale w perspektywie archiwalnej powoduje poważne zamieszanie. Jak wybrnąć z sytuacji, gdy część zawartości teczki powinna zostać zniszczona, a część przechowywana wieczyście?

Najrozsądniejsze rozwiązanie to od początku zakładać osobne teczki dla dokumentów o odmiennych kategoriach archiwalnych albo przynajmniej wyraźnie je w obrębie teczki wydzielać (osobne przekładki, spisy). Próba „ratowania” takiej mieszanej teczki na etapie archiwum bywa czasochłonna i ryzykowna – łatwo wtedy o omyłkowe zniszczenie dokumentu o dłuższym okresie przechowywania.

Brak spisu zdawczo-odbiorczego lub wypełnianie go „na oko”

Spis zdawczo-odbiorczy jest dla archiwum tym, czym lista pasażerów dla lotniska – bez niego niby da się funkcjonować, ale nikt nie wie, kto naprawdę jest na pokładzie. Problemy pojawiają się, gdy:

• teczki trafiają do archiwum bez jakiegokolwiek spisu,
• spis zawiera tylko lakoniczne wpisy typu „dokumenty różne”, „sprawy kancelaryjne”,
• numery teczek, sygnatury, lata skrajne w spisie nie zgadzają się z rzeczywistością.

Starannie sporządzony spis zdawczo-odbiorczy:

• ułatwia późniejsze odszukanie konkretnych teczek,
• jest punktem odniesienia przy kwerendach i kontrolach,
• pozwala szybko potwierdzić, czy dana teczka w ogóle została przekazana do archiwum.

Spis sporządzony „na oko” zwykle mści się po kilku latach, kiedy ktoś rozpaczliwie szuka określonej umowy, a w spisie widnieje jedynie pozycja „Umowy – różne lata”. Wtedy nie ma innego wyjścia, jak przekopać wszystko ręcznie.

Nieuporządkowana kolejność dokumentów w teczce

Przekazanie do archiwum teczki, w której dokumenty są ułożone losowo, przypomina oddanie samochodu do przeglądu z częściowo rozkręconym silnikiem. Coś się da zrobić, ale będzie to droższe i mniej przyjemne dla wszystkich zaangażowanych.

Podstawowe zasady porządkowania są proste:

• stosować chronologię (najczęściej od najstarszego do najnowszego dokumentu),
• zachować kolejność akt w ramach sprawy – od wszczęcia do zakończenia,
• oddzielać poszczególne sprawy w teczce (np. przekładkami, kartami rozdzielczymi), jeżeli jedna teczka obejmuje wiele drobnych spraw jednego rodzaju.

Dobrą praktyką jest również ponumerowanie kart w obrębie teczki po ostatecznym uporządkowaniu. Nie zawsze jest to wymagane, ale przy bardziej rozbudowanych aktach ratuje sytuację, gdy coś się wysypie z segregatora lub wypadnie z koszulki przy kserowaniu.

Przekazywanie dokumentów bez zamknięcia sprawy

Do archiwum powinny trafiać sprawy zakończone. Tymczasem w praktyce zdarzają się teczki, w których ostatni dokument to np. pismo wysłane do kontrahenta bez odpowiedzi, brak protokołu odbioru, brak decyzji końcowej, a mimo to teczka ląduje „na dół”, bo zwolni miejsce w szafie.

Taki ruch powoduje kilka kłopotów naraz:

• trudno określić faktyczną datę zakończenia sprawy, a co za tym idzie – początek biegu okresu przechowywania,
• przy ponownym uruchomieniu sprawy (np. reklamacja po latach) brakuje kluczowych dokumentów,
• archiwista musi zgadywać, czy sprawa była domknięta, czy po prostu porzucona.

Zanim teczka wyjedzie z komórki organizacyjnej, dobrze jest odpowiedzieć sobie na pytanie: czy z punktu widzenia merytorycznego sprawa jest na pewno zakończona? Jeśli nie – archiwum nie jest miejscem „przechowywania spraw w zawieszeniu”.

Wpinanie dokumentów spiętych zszywkami, klipsami i segregatorami

Archiwum zakładowe nie lubi metalu – i to nie ze względów estetycznych. Zszywki rdzewieją, klipsy odkształcają papier, koszulki z tanego plastiku potrafią się sklejać z dokumentami. Tymczasem do archiwum wędrują często całe stosy dokumentów wpiętych w kolorowe segregatory, z milionem spinaczy i plastikowych przekładek.

Przed przekazaniem akt dobrze jest:

• usunąć zszywki, spinacze, klipsy (tam, gdzie to możliwe bez naruszania układu akt),
• wyciągnąć dokumenty z koszulek, segregatorów i plastikowych obwolut,
• zastąpić je trwałym sposobem łączenia, np. wiązaniem sznurkiem archiwalnym lub wpinaniem na dwa otwory do teczek archiwalnych.

Wyjątkiem mogą być sytuacje, gdy określone przepisy wewnętrzne przewidują inny sposób postępowania, ale co do zasady: im mniej metalu i plastiku w aktach, tym lepiej dla ich długowieczności. Jeżeli ktoś kiedyś próbował zdjąć zżółknięty, zardzewiały spinacz z delikatnego papieru, ten już raczej nie zada pytania, po co tyle zachodu.

Przekazywanie dokumentów bez uregulowania kwestii RODO i danych wrażliwych

Akta pełne są danych osobowych, często bardzo wrażliwych. Niedopilnowanie tej sfery na etapie przekazywania dokumentacji to proszenie się o problemy. Typowe potknięcia to:

• brak oznaczenia teczek zawierających dane szczególnych kategorii (np. dokumentacja medyczna pracowników, informacje o karach porządkowych),
• przekazywanie do archiwum kopii dokumentów tożsamości, które w ogóle nie miały być przechowywane w aktach,
• pozostawianie w aktach dokumentów zawierających dane niepotrzebne z punktu widzenia celu sprawy (np. zbędne załączniki z rekrutacji).

Archiwum zakładowe nie służy do „przechowywania wszystkiego na wszelki wypadek”. Jeżeli zgodnie z przepisami określone dane osobowe powinny zostać usunięte po zakończeniu procesu (np. po zakończeniu rekrutacji kandydatów nierozpatrzonych pozytywnie), trzeba to zrobić zanim akta trafią do archiwum, a nie liczyć, że „jakoś to będzie”.

Niedoszacowanie roli dokumentacji elektronicznej

W wielu jednostkach dokumentacja elektroniczna funkcjonuje obok papierowej – maile, pliki na dyskach sieciowych, systemy dziedzinowe. Popularny błąd polega na tym, że do archiwum zakładowego trafia wyłącznie część papierowa, a pliki pozostają rozproszone po komputerach pracowników.

Problemy zaczynają się, gdy:

• istotne decyzje zapadały w korespondencji mailowej, której nikt nie włączył do akt,
• część dokumentów istnieje wyłącznie w systemie elektronicznym, ale brak do niego dostępu po kilku latach (zmiana systemu, brak licencji),
• pracownicy odchodzą, a wraz z nimi znikają konta pocztowe, na których przechowywano kluczową korespondencję.

Jeżeli w jednostce funkcjonuje system EZD, zasady przekazywania dokumentacji elektronicznej powinny być jasno opisane w instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej. Ale nawet przy prostszych rozwiązaniach, bez pełnego EZD, trzeba przyjąć:

• jak włączać istotną korespondencję mailową do akt (wydruki, eksport do PDF, załączanie do sprawy w systemie),
• kto odpowiada za archiwizację danych z systemów dziedzinowych,
• jak zapewnić dostępność dokumentów elektronicznych przez cały okres ich przechowywania.

Przekonanie, że „maile same się przechowają na serwerze” kończy się zwykle wtedy, gdy dział IT porządkuje przestrzeń dyskową lub zmienia dostawcę usług. Archiwum zakładowe nie zastąpi polityki zarządzania dokumentacją elektroniczną, ale powinno z nią współgrać.

Brak współpracy między komórkami organizacyjnymi a archiwum

Archiwum zakładowe bywa postrzegane jako „piwnica, do której się coś znosi”. Tymczasem jest to komórka merytoryczna, która odpowiada za prawidłowe przechowywanie dokumentacji całej jednostki. Jeśli z archiwistą nie ma kontaktu, powstaje przestrzeń na liczne nieporozumienia:

• komórki przekazują teczki w różnych formatach i standardach,
• brakuje spójności w stosowaniu JRWA i kategorii archiwalnych,
• nie są wyjaśniane wątpliwości dotyczące kwalifikacji akt „na bieżąco”, tylko odkładane „na potem”.

Prosty kontakt – telefon, krótka konsultacja, wspólne przejrzenie trudniejszej teczki – często oszczędza godzin pracy po obu stronach. Tam, gdzie archiwum jest traktowane jako partner, a nie magazyn, dokumentacja jest lepiej przygotowana już w momencie jej tworzenia.

Odkładanie porządków „na emeryturę”

Wiele osób obiecuje sobie, że kiedyś zrobi porządek w dokumentach: pospina, opisze, posegreguje. Najczęściej „kiedyś” oznacza zmianę stanowiska, przeprowadzkę lub właśnie emeryturę. Wtedy na biurku nowej osoby ląduje kilka szaf kompletnie nieopisanych teczek, a wraz z nimi utracona wiedza o tym, co gdzie leży i jak z tego korzystać.

Utrzymywanie przyzwoitego porządku w dokumentacji na bieżąco jest mniej spektakularne niż jednorazowa „wielka akcja sprzątania”, ale znacznie skuteczniejsze. Zamiast heroicznych wysiłków raz na kilka lat lepiej wdrożyć proste nawyki:

• zakładanie nowych teczek z pełnym opisem od pierwszego dokumentu,
• regularne odkładanie dokumentów do właściwych akt, zamiast tworzenia stosów „do wpięcia”,
• krótkie przeglądy teczek przed końcem roku – jeszcze zanim trafią do archiwum.

Archiwista potrafi zrobić wiele, ale nie ma dostępu do pamięci pracowników. Jeśli porządki są systematyczne, archiwum zakładowe staje się logicznym przedłużeniem pracy biurowej, a nie miejscem, gdzie chowa się wszystko, czego już nikt nie ogarnia.

Źródła informacji

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sejm Rzeczypospolitej Polskiej (1983) – Podstawy prawne archiwum zakładowego i dokumentacji
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów (2011) – Zasady JRWA, instrukcji kancelaryjnej i archiwum zakładowego
• Archiwum zakładowe i składnica akt. Poradnik metodyczny. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (2016) – Zalecenia dot. organizacji i porządkowania archiwum zakładowego
• Zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej. Szkoła Główna Handlowa w Warszawie (2013) – Procesowy i dowodowy sens istnienia dokumentów w organizacji
• Records Management. Principles and Practices. Facet Publishing (2010) – Międzynarodowe zasady selekcji i przechowywania dokumentacji
• ISO 15489-1 Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles. International Organization for Standardization (2016) – Norma dot. zarządzania dokumentacją i jej wartości dowodowej
• PN-ISO 15489-1 Informacja i dokumentacja – Zarządzanie dokumentacją – Część 1: Pojęcia i zasady. Polski Komitet Normalizacyjny (2007) – Polska wersja normy zarządzania dokumentacją
• Zarządzanie dokumentacją w jednostkach sektora finansów publicznych. Najwyższa Izba Kontroli (2018) – Ryzyka prawne, finansowe i organizacyjne złego porządku w aktach
• Instrukcja kancelaryjna i archiwalna w praktyce jednostek samorządu terytorialnego. Wolters Kluwer Polska (2014) – Podział ról: kierownictwo, komórki merytoryczne, kancelaria, archiwum